会議の生産性をあげる5つの極意!今日からすぐに使える技もあります。

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会議のアウトプットに満足していますか?

皆さん1週間で何時間くらい会議に出ていますか?

11時間だと週に5時間、これぐらいはほぼ皆さん会議に出ていますね。3割の人が7時間以上会議に時間を使っているという調査結果もあります。自分も通常それくらいで、多い時には1日中会議という日もあります。それだけ多くの時間を使っている会議、皆さん期待されたアウトプットを出すことができているでしょうか?

  • 何をやろうとしているのか分からない。
  • 何で自分が呼ばれたのか分からない。
  • 言いたいことだけ言い合って終わってしまった。
  • 結局何が決まったの?

というようなことが多くありませんか?

自分も時々そのような会議に出くわすことがあります。このような会議は期待されたアウトプットがなかなか出ませんよね?

会議には目的があります。目的を達成したかどうか、会議のたびに振りかってみてください。


非生産的な会議の4パターン

最初の非生産的な会議の4パターンを紹介します。以下の4パターンです。

  • セレモニー

上の立場の人の独演会です。これでは会議する必要はなくメールでよいですね。このような場合、発現は2割以下に抑える必要があります。

  • 発表会

全員が意見をプレゼンして終わる

  • フリーディスカッション

言いたいことだけ言って終わり

  • 罵り合い

どうでしょうか?皆さんの周りでもこんな会議ありませんか?

それでは、こんな非生産的な会議からサヨナラして、会議の生産性をあげるポイントを紹介していきます。


会議のTO BEをイメージして事前準備を行う

会議の質を左右するのは設計・準備が8、といわれています。

会議の生産性をあげる試みとして、会議時間を減らす、2時間の会議を1時間に、というような活動はどこでもやられています。

これも1つの要素ですが、最も重要なことは会議のアウトプットを出すことです。会議の目的に対してアウトプットがどうだったか?を考えることです。

会議のアウトプット、この会議が終わったときにどうなっていればよいのか?TO BEをイメージし、明確にして、それに対して必要な設計、準備をすることが肝心です。

7つの会議タイプと設定・準備のポイント

設計・準備のポイントは、下記7つの会議タイプと設計・準備のポイントが大変参考になります。まずはよろうとしている会議のタイプを明確にして、それにあわせて必要な設定・準備を行います。

例えば1決済型であれば、あらかじめ決裁者と基準・ロジックを明確にしておくと、スムーズに決定ができます。事前に基準・ロジックについて決裁者と確認できれば更に効果的です。会議では最初にそれを共有して、あとは提案内容がそれに合致しているか確認していくだけです。

それ以外のパターンも大変参考になります。

No

会議のタイプ

設計・準備のポイント

1

決済型

決裁者・基準を明確(ロジック)にし決裁者に自覚を促す。

提案内容の事前準備の質が重要。

2

合意型

事前に合意方法(ロジック)を決める。

例:反対が一人でもいれば合意。合意の基準など。

提案内容の事前準備の質が重要。

3

情報共有型

相手(対象)と何を、意図を明確にする

4

意見・アイデア抽出型

雰囲気作り、事前依頼、インプット、会議デザイン

5

指示・依頼型

誰に、何を、を明確に。受ける人が分かり易い資料

6

教育・研修型

目的・狙いを明確に。

終了後、参加者がどのような状態になって欲しいか?

7

共感型

環境作り、ロジスティクス、会議デザイン

事前の想定シミュレーション

私自身一番大事なことは、「事前に頭の中でシミュレーションすること」だと考えています。大きなワークショップやミーティングでは、参加者、資料、場所、アジェンダをイメージして、どんな議論になるのか?どんな質問が出てくるのか?と頭の中でシュミレーションするだけで結構課題が浮かび上がってきます。その課題について必要に応じて準備をしたり、ミーティングの進め方を変えたりします。

例えば、質問や確認をたくさんするAさんがいます。会議の中では当然Aさんからの質問や確認が予想されます。鋭くポイントを突いてくるので貴重な意見であることが多いのですが、少し細かい点を突きすぎる傾向があります。次の会議でもそのようなことが容易に予想されます。その場合は、そうか、パーキングロットが使えるな、「ありがとうございます。すごくいいポイントを付いていますね。是非検討されて頂きたいと思います。その前にまずは全体を確認させて頂きたいので、一旦、忘れないようにパーキングロットに置かせて頂きますね」という具合にシミュレーションします。

このように、会議の場面を想定し、想定問答しておくだけで本番のミーティングは全然違うものになります


資料は説明させない

会議の中で最も生産性が低いのは資料を用意した人が説明する時間です。

資料を配布して目を通せば2, 3分で理解できることも、資料をプレゼンして説明するとあっという間に10分、15分が経過してしまいます。非生産性な会議のパターン「発表会」になっていまいます

資料を配布して、

2, 3分で目を通してください。その後不明な点があれば簡単に確認します」

これで十分です。これを繰り返すと、読んで分かるような資料を準備するようになり準備資料の質も上がります。

私も資料をわざわざ紙に印刷して事前に配布することをやりますが、資料を説明させないだけで会議の生産性があがります。是非、試してみて下さい


意思決定のロジックを問う

会議で決定ができない場合の多くは、決めるためのロジックが欠けているケースです。

例えば「消費者の反応が分からないと決められない」という問題に対して

では、消費者調査をしましょう、では駄目です。

仮に消費者調査の結果で、不満が30%以上であれば、不満の理由の上位3つについて対策をとる。

というように、あらかじめ判断の基準(ロジック)を明確にすることが重要です。


意思表示の(ポジションをとる)訓練をする

会議では決断することが重要ですが、確実にはわからない未知のことについて決断することが必要です。そのためには日頃から自分の意見を明確にし、

  • 自分が最終決断者だったらどういう決断をするのか?
  • それは何故なのか?

と考え、意思表示を訓練をすることが重要です。


議論の発散・収束・見える化

ここから先は、実際の会議の進行において会議の生産性をあげるポイントをご紹介します。会議のファシリテーションのコツになります。

「たったこれだけ?ファシリテーションの実践ポイント!発散、収束、見える化」

でまとめましたが、ポイントはたったの3つ、発散、収束、見える化です。考え方は上の記事を参照下さい。ここではより具体的なポイントを紹介します。

発散:まずは個人で意見を書き出す

議論を発散させるためには質よりも量が大事です。多くの意見が出ることで圧倒的によい結果が得られます

意見を多く出すためには「意見がある方、どうぞ」からスタートするのはNGです。一人が意見をいって、それに対して議論を始めてしまうと、あっという間に時間がたちます。10分たって、あれっ、○○さんの意見だけだね?ということになってしまいます。

意見がある方、どうぞ」ではなく、「このテーマについて5分間、自分の意見を書き出してみてください」と、まずは付箋紙に個人で意見を書き出させることをお勧めします。これにより、多くの意見が出て発散思考となります。5分もあれば、ホワイトボード1面を埋め尽くす意見が出てきます。

さらに個人で意見を出して、かつグループで発展させる時に有効なやり方が、「ブレインラインティング」です。

ブレインライティングの内容、やり方については下記記事を参照下さい。

議論の収束

収束とは議論を整理し、優先順位をつけることです。ここで絶大な効果を発揮するのは、表や図を使った見える化です。

また様々なフレームワークも活用できます。とはいっても難しいものはいりません。

1本線を引くだけで全然違います。例えば、あるアイデアについて議論が紛糾しそうな時には、1本縦線を引いて、左がアイデアの優れた点(+)、右がアイデアの改善すべき点(⊿)とするだけで、ぐっと議論が締まります。

できる事/できない事。コントロール可能/不可能。自社内/社外、応用範囲は相当広いです。

また2軸で整理する、というのは大変効果的です。

下記はあるプロジェクトでリスクを洗い出し、それを横軸:インパクト、縦軸:発生確率で整理したものです。こうやって整理すると、右上に来るもの、つまりインパクトが大きく、発生確率も高いリスクが、最も気をつける必要があるリスクであることが分かりますね。見事に優勢順位が明らかになっています。

これ以外にもいろんな2軸の切り口が考えられます。下記が一例です。

  • 重要度、緊急度
  • コスト、売上
  • 効果、費用
  • 重要度、繰り返し性
  • 重要度、時間
  • 重要度、わざわざ度

のような切り口をたくさん引き出しと持っておくとファシリテーションに有効です。

もう1つの王道は親和図です。共通性(親和性)あるものを集めてグループ化する手法ですね。ブレーンストーミングなどで効果を発揮します。

議論の見える化

最後は「議論の見える化」です。会議中、意見は出てくるのですが、誰もメモせず会議が進みます。同じ意見でも、相手によって理解が違います。また数分前に議論したこともすぐに忘れてしまいます。

そろそろ会議の終わりの時間が近づいてきたので結論を整理しようとしたところ、また最初の頃の議論に戻ったり、さっきはこういう理解だったんだけど違いますか?と理解の相違が出てきたり、結論どころではありません。皆さんこんな会議に出たことありませんか?

これを防ぐ最も効果的な手段が、議論の見える化です。ホワイトボードやPCを使って議論のポイントを参加者が見えるように記載しておく、これだけで会議が全然生産的になります

そしてもう1つ重要なことは、一歩を踏み出す勇気です。ホワイトボードでいきなり書き出すのは結構勇気がいります。言っていることが分からなかったり、間違って文句言われないか?とびびったり。でも踏み出したもの勝ちです。分からない点は、素直に人に頼ってしまう。周りの人が必ず助けてくれます。

例えば言っていることが長くてポイントが分からないような時には、「すいません、大事なポイントなので書き留めておきたいのですが、専門でない私がわかるように簡単にポイントを教えて頂けますか?」とか、「前に書いていきますが、もし皆さんが言っている内容と違っていれば遠慮なく修正して下さい。」などです。Web会議などだと、発言の内容をメールで送ってもらったり、ということもできます。

収束の場面でも周りを活用しましょう。どう整理したらよいか分からない時などは、素直に、「ちょっと議論を整理したいのですが、例えば2つに分けるとか、親和図とか、うーん、何かいい方法ないですか?」とメンバーに聞いてしまうのも有効です。メンバーの方が客観的に見ているケースもあり、いい意見が出てくることが結構ありますよ

下記は先日の社内会議で人事と働き方改革の進め方を議論した時のホワイトボードのメモです。単なるなぐり書きのようにも見えますが、これで参加者は迷いなく、議論がスムーズに進みました。見える化の一例です。

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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!