働き方改革(その9)部下に残業をさせない課長が秘かにやっていることって何?まずは自分自身の残業をなくすこと!

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部下に残業をさせない課長の秘密とは?

働き方改革の第9弾です。労働時間削減で現場とマネジメントの板ばさみにあう課長です。

  • マネジメントからは残業減らせ、という強いプレッシャー
  • スタッフは残業規制で残業できない
  • でも仕事はあるので結局は自分がやる羽目になって、自身の労働時間ばかりが増える

こんな悪循環に陥っていませんか?

そんな課長のために、何かいいヒントがあるのでは?と手にとったのがこの本です。

「部下に残業をさせない課長が秘かにやっていること (麻野 進 著)」

労働時間削減に対して、課長の視点から見た実践的な内容が書かれていました。4つのポイントを紹介します。それぞれの項目が全て3つにまとめられているので分かり易いです。


労働時間削減の3つのハードル

この本では、労働時間を削減する削減のハードルとして以下の3つをあげています。

  • 労働時間削減の意識が低い
  • 一人一人、仕事の内容や能力も異なり、状況が違う
  • そもそも仕事量が多く時間内に収まらない

重要度、緊急度のマトリクスは有名ですが、重要度が高い、緊急度が高い、仕事だけでも時間内に収まらないことが多い、という想定が、なるほどと思いました。それじゃ、どうすればいいの?については次の3つの方向性を参照下さい。

そしてこの3つのハードルを乗り越えるために以下の3つの方向性を示しています。


労働時間削減に向けた3つの方向性

  • 自分自身の労働時間を削減する
  • 自身にあった対策を考える

最初の2つは、3つのハードルの最初の2つに対応しています。自分でできないものは、人にやらせることはできない、ということですね。

「課長は効率よく仕事をやって早く帰れ、と言うけど、自分自身は毎晩遅くまで週末まで働いているみたい。」

これでは部下に対する指示も全く説得力ありません。

自分自身の労働時間を徹底的に考え、自身にあった対策を考え、それを実現することがまず最初。それができれば

「うちの課長は、あんなに仕事があるのに効率よく仕事を進めて残業しないで帰っている。自分たちもやればできそう。」

とチームメンバー各人の意識も高まり、結果として労働時間削減につながりそうですね。

  • 時間を削り出す

最後の3点目は、ハードルの3つ目に対応しています。

重要度が高い、緊急度が高い、仕事だけでも時間内に収まらないことが多い

という状況の中で、労働時間を削減するためには、「時間を削り出す」という意識が重要です。

私は箱根駅伝の大ファンで、東洋大学を応援していますが、「その1秒を削り出せ!」というチームスローガンが大好きです。まさにそんな意識が大事ですね。

ちなみに東洋大学、現在1位爆走中です!

時間を削り出すための具体的な方法が「劣後順位」です。

重要度、緊急度でやるべき事の優先順位を決めるのではなく、

発想を逆転して一番やらなくてもよい仕事の優先順位をつけるものです。

やるべき事で溢れるような状況なので、やらない事を決める、という発想が大事ですね。


チームの労働時間を削減する3つの基本

基本は以下の3つだけです。

  • 仕事の配分見直し、仕事の仕方の指導
  • 意識や行動の変革を促す
  • マネジメント

至極当たり前のことが書かれています。でも、皆さん自分自身が時間に追われてチームの労働時間削減に向けて、この3つが実践できていますか?

なかなかできていないのではないでしょうか?

やはりチームの生産性をあげて労働時間を削減する、という意識をもって基本を実践することが、一番の近道だということですね。

そして、次にあげる実際に効果が出ている3つのことが大変参考になりました。


チームの労働時間削減に効果のある3つのこと

  • 部下に習い事をさせている

週に1, 2回習い事をやっていると、その日は早く退社するために集中してこなす。

皆さんも、飲み会や約束がある日は、早く帰ろうと思っていつもより集中して仕事しますよね?

習い事は、この効果に加えて、視野が広がったり自己啓発になる活動なので、まさに一石二鳥です。

  • 時間の費用対効果を考えさせている

やはり意識が一番重要ですね。私も一連の働き方改革シリーズで、かなり時間の費用対効果を意識するようになりました。

  • オーバースペックな仕事をさせない

これはすごく納得です。

ありがちな状況は、上司は概要をまず知りたいという意図で資料を依頼したのに、部下は詳細データまで揃えたオーバースペックの仕事をした、という状況です。

よくありますよね。

資料を作成する場合、まず依頼者とどんな資料、どの程度の資料が必要かを確認し、ドラフトのイメージを共有することが重要です。

働き方改革(その4)人材の成長=生産性の向上 圧倒的に生産性を向上させるにはどうしたらよいか?を突き詰めることで、人材が成長し生産性が向上する。会議のやり方、資料のつくり方は、すぐにでも実践する価値あり。

で紹介したブランク資料も有効です。

この本では、5W1H、仕事の目的Why、仕事の内容What、納期When、関係する人Who、場所Where,やり方Howを記載した、仕事の仕様書をフォーマット化してコミュニケーションする事例が紹介されていました。これも有効ですね。


まとめ

最後に、連続9日休暇取得で25%の残業減を達成した例を紹介します。

最初はたまたまあるメンバーが9日連続休暇を希望したことがスタートでした。

9日連続休暇をとった時のために、誰かが代わりに仕事ができるようにする必要があります

そのため、業務をマニュアル化させました。

そして実際に休暇期間中に、そのマニュアルを見ながら他のメンバーが仕事を代行します。そうすると、その代わりの人ができるようになり、業務の多能工化が進み、その後の休暇が取得しやすくなります。

また別の人が仕事をすることで、もっとこうしたらよいのでは?といった改善点もたくさん出てきました

このフィードバックを実施することで、メンバー間の横のつながりが増え、かつ仕事の効率も上がったという事例です。


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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!