プロジェクトの完了(その1)~終わりよければすべて良し~振り返りをやって完了をお祝いしましょう

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プロジェクトの完了時にやるべきこと

皆さんプロジェクトの完了はどのようにしていますか?

「完了時にやるべき事」は以下の4つだと考えています。

  1. 最終成果物のレビューを行い、完了に同意する。
  2. プロジェクトをルーチン業務に引き継ぐ場合、プロセスオーナーへ移管する。
  3. プロジェクトの振り返りを行う。
  4. チームの取組みを評価し、感謝する。

みなさん、どうでしょうか?意外に「いつ終わったの?」と完了したのかどうかも分からないことって多くありませんか?小さいプロジェクトではありがちですね。

「終わりよければすべて良し」

という言葉もありますが、きちんと完了のステップを踏むことで

  • 終わった達成感
  • このプロジェクトに参加してよかったな?という満足感
  • 振り返ることで次の成長、改善につながる

などの効果が期待できます。

それでは4つの項目について簡単に説明していきます。


最終成果物のレビューを行い、完了に同意する

私がよくやるのは、最後のプロジェクト会議で、チャーターを確認して、そのチャーターに”プロジェクト完了 YYYY/MM/DD(日付)”を入れて完了を宣言することです。本当簡単なことで結構です。


プロジェクトをルーチン業務に引き継ぐ場合、プロセスオーナーへ移管する

プロジェクトでプロセスや仕組みを作ったあと、あとはルーチン業務として担当部署に引き継ぐという場合があります。この場合は、きちんとオーナーへ説明して引き継ぐ必要があります。

OpExの改善プロジェクトは、しばらくすると元に戻ってしまう、ということがあります。きちんと手順化、ルール化してオーナーを明確にして引き継ぐことが重要です。


プロジェクトの振り返りを行う

これは意識しないと忘れられてしますので、まずは意識を持つことが重要です。

経験学習モデル

経験学習モデル(下図参照)にあるように、人や組織はこのサイクルを経て学習し成長するというモデルえす。プロジェクトの振り返りは、このサイクルの「省察」「概念化」に該当します。

  • 「プロジェクトの成果と課題は?」
  • 「成功・失敗の要因は?」
  • 「今度は失敗しないようにするには?」
  • 「この成功を他の仕事でも応用できないか?」

を考えることで、次の実践に生かすことができます。

引用元:経験学習モデル ~組織行動学者のコルブが経験からの学びを体系化

振り返りのやり方はいろいろあります。

最後のプロジェクト会議や打ち上げで、メンバーからフィーバックをもらう

アンケートをとり、結果をまとめる

アンケートの内容はプロジェクトの特徴に応じてアレンジください。

下記振り返りMeetingでも紹介されているKPT(Keep、Problem、Try)ツールも効果的です。

  • Keep:プロジェクトを通じて良かったこと。今後も行っていきたいこと。
  • Problem:プロジェクトでうまくいかなかったこと。課題。今後気を付けていきたいこと。
  • Try:前ページの内容を踏まえて、今後新たに取り組んでいきたいこと。改善していきたいこと。

振り返りMeetingを行う

下記によい記事がありました。ご参照ください。

腹を割って話す、勢いで書き出す。KPT(Keep、Problem、Try)による実践

貼り付け元  <http://www.loftwork.jp/column/2014/20140603_tanaka.aspx>


チームの取組みを評価し、感謝する

これもすごく大事ですね。打ち上げや小さなプレゼント、感謝をつづったカードなど、ほんの小さな心遣いが重要です。これにより参加した人の達成感や次につながるモチベーションが生まれます。

私は、よくプロジェクトの経過を音楽つきのビデオショーにしてまとめることをやっています。

実はパワーポイントのスライドショーで簡単にできちゃうんです

プロジェクトで使用したスライドを集めて、音楽ファイルを挿入してスライドショーで流すだけ。

そして、これが結構評判よいです。音楽や映像の力って大きいですね。皆さんも是非作ってみてください。

余談ですが、今、一つ振り返りのスライドショーを作っています。今回のプロジェクトは途中でスライドをあまり作らなかったのでネタ集めにちょっと苦労しています。もっと写真とっておけばよかった、とちょっぴり後悔。数名に写真を依頼したので来週まとめて作る予定です。

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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!