WBS書いて頭の中がすっきりしました!事例を2つ紹介

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WBSとはごちゃごちゃした頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図

で、WBSのポイントを紹介しました。

それでもWBSって、書いてみる意味はあるの?と疑問に思う方がいらっしゃるかもしれません。実は私も以前はそう思っていました。

そこで本日は、実際にWBSを書いて「頭の中がすっきりした。書いてよかったです。」と実感できた事例をご紹介します。


WBSが効果的な事例1~新製品導入ありきではなくその前段階の判断が重要なプロジェクト

プロジェクトリーダーの疑問

先日のトレーニングで、ある参加者から質問がありました。

「新製品導入のプロジェクトをリードしているんですけど、導入に向かって進む前に、まず本当に導入するのかどうか判断することが重要だと思うんです。

でもプロジェクトは導入にフォーカスしていて、最初の判断のところが曖昧でもやもやしています。こんな場合、どうしたらよいのでしょうか?」

私は、

判断するまでの部分を1つのプロジェクトと捉えて、判断までに何をすべきか整理されたらいかがでしょうか?

WBSというのを使って、頭の中がもやもやしていたり、ぐちゃぐちゃしている時に、それを書き出して整理することができます。先日のトレーニングでも実際やってみて頭の中が可視化されてすごく有効でしたよ。」

WBSとは「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」 参照)という話をさせて頂きました。


プロジェクトチャーターとWBSを作成

その後、チームでチャーターとWBSを書く演習に進みます。たまたま、このテーマが選ばれました。

トレーニングの場なので、上記質問をした人以外は、それぞれ事業部や部門も違うメンバーで5名のチームです。

当然、プロジェクトの内容も知りません。これでいいWBSが書けるかな?と正直、私自身も心配しました。でも、全く問題ありませんでした。

リーダーがプロジェクトの概要を説明し、素直に疑問を投げかけ始めます

新製品導入というのは意義や大まかな流れは誰もが理解できますし、メンバーもプロジェクトの内容を理解しようと分からないことは素直に確認しています。

また営業、営業支援、マーケ、マーコムなどメンバーが多様なので、いろんな視点からコメントや意見が出ます

本当のプロジェクトメンバーでなはないため先入観がなかったのが逆によかったようで、素直で多様な視点での対話ができていました。


WBS書いて頭の中がとてもすっきりしました!

チャーターとWBSを書き終わった後の質問者の声が「WBS書いて頭の中がとてもすっきりしました!」でした。

社内のプロジェクトを見るとWBSを書かないケースがほとんどです

ある程度前例があったり経験があるようなプロジェクトでは、いきなりタスクリストやガントチャートに入っても構いません。

ただ今回の例のように、頭の中がもやもや、ぐちゃぐちゃしている時には、WBSが絶大な効果があることを再認識しました。

これまでのトレーニングでは、「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」という説明をしていなかったのと、WBS作成の事例がイベントプロジェクトで定型プロジェクトだったためにWBSの効果をなかなか実感できませんでした。

今回のトレーニングのフィードバックでは、WBSがよかった、すっきりしたWBSの評判がよかったのが、私にとっても新たな気付きとなりました。

今後はさらにWBSを効果的に活用していきます!


WBSが効果的な事例2~オプションがたくさん考えられるプロジェクト~

「営業所の所員のモチベーションを上げる」というプロジェクトでWBSを書きました。

プロジェクトリーダーは、営業所の所員のモチベーションにばらつきがあり、全体としてモチベーションが上がっていないと感じていますそのため営業予算も達成するのが難しそうです。

最終的には営業成績を上げることが目的ですが、まずはモチベーションを上げることをプロジェクトのゴールにしました。

このような意識改革的なプロジェクトは、難易度が高いです。

案の定、プロジェクトリーダーも具体的に何をやればよいのか?イメージがありませんでした。

「何をやればよいのかよく分からない」まさにWBSが効果的です。

チームでWBSを書き始めますが、何をやるのか、なかなか出てきません。

最初の突破口は、

  • そもそも何でモチベーションがあがらないの?
  • 本当にモチベーションがあがっていないの?

という、素朴な疑問でした。

そうか、それじゃ

  • モチベーションを評価する必要があるね(評価)
  • それから原因分析(原因分析)
  • そこで初めて対策(対策案検討&実行)
  • 対策立てたらフォローアップが必要だね(フォローアップ)

という流れで、大まかなステップが見えてきました。

今度はそれぞれの項目をブレークダウンしていきます。まさしくWBSです。


モチベーションの評価

どういう風に評価すればいいのかな?

  • 1 on 1のインタビュー
  • フォーカスグループ
  • アンケート
  • ワークショップ

などがあるよね。

原因分析

評価してみないと分からないところはあるけど、何となく

  • 製品知識が不十分
  • 事務作業が多い
  • 営業スキルが足りない
  • チームのコミュニケーション不足

なんかが考えられるかな。

対策案検討&実行

これも原因次第だけど、想定される原因から考えると

  • 製品トレーニング
  • 事務作業の効率化
  • 営業スキルアップトレーニング
  • 飲み会
  • 営業同行を増やす

ということが考えられるね。

フォローアップ

フォローアップは、インタビューが有効かな?

学び

上でブレストした内容を並べたものがWBSになります。WBS完成後のリーダーのコメントです。

「非常にすっきりしました。何をやるのか具体的にイメージできました。一方で、やることがたくさん出てきたのですが、時間や予算の制約もあるので全部をやることはできません。どれをやるかをどのように決めればよいのでしょうか?」

ここで私にも気づきがありました。

今の段階では、オプションが複数あります。

ほとんどのWBSは実際にやることを洗い出すものですが、今回は、実際にやるのかどうかはあまり考えずに、こんなことが考えられる、という想定を洗い出すようなWBSでした。

このように想定を洗い出すWBSだと、オプションをたくさん出すことができ、そこからやることを選択していきます。

ファシリテーションのコツである「発散」と「収束」を、WBSの中でやった感じです。

このような多くのオプションを出して、そこから選択肢を絞ると、狭い範囲で考えるよりも、プロジェクトのアウトプットの質が上がるのは間違いないと思います。

このようにオプションがたくさん考えられるようなプロジェクトでもWBSが効果的、というのは大きな気づきでした。


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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!