働き方改革(その14)「人は考えているようで思い出している」この時間はムダの3乗。まさに神経衰弱で悩んでいる状態。書き出すことで価値の3乗に変換!

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人は考えているようで思い出している

の中に出てきた

「人は考えているようで思い出している」という言葉が強烈でした。

一生懸命考えているようだけれども、実は一度見たこと、聞いたこと、考えたことを思い出しているだけ。


「人は考えているようで思い出している」はムダの3

「人は考えているようで思い出している」はムダ×ムダ×ムダということに気づきました。

特に思考型の業務ではこの影響は大きくなります。最大のムダともいえます。

3つのムダを紹介します。

ムダその1:時間のムダ

別の視点でみると、「人は考えているようで思い出している」この時間は無駄と考えることができます。

の中に出てきた4つのムダが、まさにそれを表現しています。

  • 思い出す
  • 探す
  • 悩む
  • 問い合わせる

仕事をしていると、何かこれ見たことあるな?聞いたことあるな?考えたことあるな?ということばかりです。

そんな時、まずは思い出そうとします

そして過去のメールを見たり、ファイルを探したり、ネットやノートを見たりして探します

それでも、なかなか見つからない場合は、「うーん、見つからないな、どこだっけ????」と悩みます

そして最後には、そういえば、〇〇さんからのメールだったな。聞いてみよう、ということになり問い合わせます

中には最初から、人に問い合わせる人もいますが、それでも問合せを受けた人にとっては無駄な時間です。

このように、仕事では、時間と労力を使って欲しい情報を入手します

ところが、情報を得ることが目的なのでしょうか?

多くのケースは違います。

入手した情報を使って、何か考えたり、資料を作ったり、さらに付加価値をつけることが求められます。

それなのに、その前段階の情報捜索活動に時間と労力を消費してしまい、一番重要なところに時間を割いていないのです。また、本来の目的を達成していないのに、苦労して情報を入手しただけで満足してしまうことも多々あります。

ムダその2:時間あたりの効率の低下(集中力の低下)

で紹介されていた二次元時間術(集中力×時間)の考え方。

集中力が高い時間は集中力の低い時間の2~4倍の仕事をすることができます。つまり時間あたりの効率があがります

疲れた時間の1時間の残業は、朝の集中力の高い時間だと15分で終わらせることができる。

残業することで結果として睡眠時間が削れられると、翌日の1日の集中力を低下させ、効率を低下させます

その結果、その日の残業以上の無駄となる。

ムダその3:情報がつながることによる付加価値が生まれない

情報を探索している時は頭は探索モードになっていて、一つ一つの情報がばらばらです。

ところが、下記のように頭に思い描いていることを書き出すと、情報同士がお互いにつながったり刺激したりしたりして、新たな気づきや価値を生み出します

この3つ目のムダは、私自身も、ここ1か月くらいで実感するようになりました。

下記のことがきっかけです。

  • 20179月から、ブログの記事を書くことで、自分なりの学び、気づきをアウトプットとして書き出すようになった。
  • 201712月から、レゾナンスリーディングで本を読む時にも気づきや考えたことを書き出すようになった。
  • 20181月から、言葉にできるは武器になる(その1)~伝わる言葉は思考の深さから生まれる~の思考プロセスに従い、何か考える時には、頭にあることを書き出す、ようになった。

これら3つのことを立て続けに始めました。

共通点は、考えていることを「書き出す」ことです。

これにより、確かに今まで自分では考えている、と思っていたことが、単に思い出しているだけ、ということに気づかされました。

また、書き出すことで、思い出す、探す、悩む、問い合わせるといった情報探索の無駄が少なくなるだけでなく、いろんな情報が五月雨式につながって、物事を考えられるようになりました

  • ブログの記事同士の関連を見て相互にリンクを貼ってみる
  • 思考を付箋紙に書き出して眺めながら更に思考を深める
  • 働き方改革関連の本を一気に読んで、そのアウトプットを並べて俯瞰してみることでフレームワークを考えてみる

そんなことをやっていると、気づきが気づきを呼び、どんどん思考が深まっていることが実感できるようになりました

情報探索に時間をとられていると、このような情報の連結から生まれる気づきや思考の深さは出てきません


「人は考えているようで思い出している」は神経衰弱と同じ

「人は考えているようで思い出している」、これってどういう状態なんだろう?と考えていると、ふと、「神経衰弱」を思い浮かべました。

何かこれ見たことあるな?聞いたことあるな?考えたことあるな?

それを思い出し、探すのは、まさにトランプの神経衰弱です。

前の人が開いてくれたカードで、次は、これとあれでペアができるな、と得意気にカードをめくります。

ところが、あれっ!?思ったのと全然違うカードが出てペアができない。

神経衰弱では、日常茶飯事ですね。

上に書いた思考の状況もまさに同じです。

何か思い出しては忘れ、また思い出し何度も無駄を繰り返して、なかなか情報がつながらなず、思考も進まない。

神経衰弱とは、よく言ったもので、そうこうしているうちに神経が衰弱していきます。

思考のケースでいうと、情報探索で疲弊して、肝心な思考の時間がとれない、疲弊して質の高い思考ができない、という状況です。

また神経衰弱でペアができない時にカードを元に戻す行為は、せっかく入手した情報同士を、わざわざ分断していることになります。

もしこれがカードを元に戻さずオープンにしたままだったら、何がどこにあるのか一目瞭然です。1枚めくるたびに、その情報が連結され、あっという間にすべてのカードがペアとなり神経衰弱は終わってしまいます。


書き出すことで情報探索の時間を減らし神経衰弱状態を脱する!

仕事の価値を最大化するためにはには、情報探索の時間を減らすことが重要です。

神経衰弱の例では、何度も試行錯誤してカードをめくる回数を減らす必要があります。

開いたカードを、そのまま元に閉じず、開いておけばいいんです

思考の例では、キーワードを書き出す、のと同じことになります。

キーワードを書き出して見える化しておけば、情報探索の無駄がなくなるだけでなく、すでに見えている情報がお互いにつながって、新しい価値を生み出します。これが思考型の仕事の価値を高めます。

会議で、議論を書き出して見える化する、というのも同じ効果ですね。

ということで、「人は考えているようで思い出している」のは大きな無駄

その無駄を減らして思考の質を上げ、仕事の価値を高めるためには、書き出して、情報探索の時間を減らし神経衰弱に陥らない、ことが鍵となります。

「神経衰弱」自分の中では、すごくハマった言葉で、腹落ちしました


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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!