ガントチャート作成ソフト~鍵は一目で全体が見えて、簡単に変更できること~

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ガントチャートどのように書いてますか?

皆さん、プロジェクトでガントチャートを書くことがよくあると思います。

プロマネのトレーニングで、どんなソフトウェアを使っているか?と尋ねると多くの方がExcelを使っています

一列をスケジューリングの単位(1, 1週間等)としてプロジェクトの期間だけ横軸に伸ばしていくやり方です。

一番原始的なやり方は、タスク毎に所要期間をマニュアルで色づけするやり方です。

例えば3日のタスクならば3列塗りつぶす。

Excelに関数が入っていて、所要日数を入れると、その分だけ関数で色塗りできるものや、実績を違う色で色塗りできるものもあります。


お勧めのマクロ付きEXCEL

その中から私がお勧めするのは、下記のマクロが入っているExcelです。

Excelガントチャート(フリーソフト)へのリンク

お勧めする理由は3つあります

  • タスクの依存関係(前後のタスクの直列関係)を関連付けすることができる
  • 表示の単位を変更することができる。例えば1日単位、n日単位、n週単位、n月単位
  • 実績の入力とイナズマ線を記載することができる

MS Projectなどプロジェクトマネジメント専用ソフトを使えば、上記のことは当たり前にできますが、高価で機能がありすぎるのが問題です。

タスクが100を超え、かつコストやリソースマネジメントまで見える化するようなプロジェクトであればMS Projectをお勧めします。

しかしながら、通常社内でおこなれているプロジェクト、特にビジネス系のプロジェクトでは、MS Projectの機能が必要となるプロジェクトは、5%もありません。上記のExcelマクロで対応可能です。


ガントチャートソフトウェアを使うメリット

もう少し突っ込んで、何故、理由にあげたことができるとよいのか?について触れてみたいと思います。

ポイントはずばり2つです。

短縮のための策を考えながらシミュレーションできる

1つは、容易に変更できることで、まずは積み上げのスケジュールを作成して、短縮のための策を考えながらシミュレーションすることができることです。(「期限に間に合うスケジュールは簡単に作れます。でもそれって現実的なスケジュールですか?」も参考にして下さい)

簡単に変更できないと、シミュレーションできません。

そうすると最初から最終期限にはめ込むようなスケジュールを作成する傾向が強くなります。

また一旦作成したスケジュールは変更するのが大変なので、いつまでも変更しない、という事態になります。

プロジェクトは生き物ですし、先が読めないプロジェクトが多くなっています。

そんな時は、まずはそのままスケジュール化し、シミュレーションや変更を加えながら精度を高めていく必要があります。

実績のフォローアップ

2点目は、実績のフォローとイナズマ線です。

タスクが多くなると、タスク11つをフォローするのは大変です。

実績を進捗率で評価し、イナズマ線で遅れているタスクのみ着目して、必要なアクションを検討します。

下記図は、実際にこの記事で紹介したExcel マクロで作成したスケジュールです。

イナズマ線を引くと、遅れているタスク、つまり縦の基準線よりも左側にあるタスクですね、が明らかになります

また横軸の単位を自由に変更できるので、出力できるサイズに変更して出力すると、状況が一目で分かります

私は、プロジェクト会議で、あらかじめ進捗率をアップデートしイナズマ線をひいたものを配布します。

これを見ると、誰もが状況が理解でき、アクションの優先順位をつける上で大変有効です。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!