ミーティングでの困った場面あるある(その1)8つのパターン

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ミーティングでの困った場面あるある8つのパターン

皆さんミーティングでファシリテーションをしている時、うまくいかない状況に直面したことはありませんか?

私が実施しているプロジェクトマネジメントのトレーニングでは、一部ファシリテーションのコツについても話をしていて、その中で、下記8つのあるある場面について、事前の防止策と、起こった場合の対処策をグループで議論してもらっています。

  1. 発言しない参加者がいる
  2. シニアのメンバーが議論を牛耳る
  3. 建前の議論にしかならない
  4. 参加者のやる気がなさそうである
  5. 話が堂々巡りする
  6. 話が脱線している
  7. 感情的に他の参加者を攻撃する参加者がいる
  8. 時間がきても結論に至らない

こんな場面に遭遇すると、ファシリテーターとしてはつらいですね。

この8つについて共通して、私自身一番大事だと思っていることが2つあります。


大事なこと1:事前のシミュレーション

まず最初は「事前に頭の中でシュミレーションすること」です。大きなワークショップやミーティングでは、参加者、資料、場所、アジェンダをイメージして、どんな議論になるのか?どんな質問が出てくるのか?と頭の中でシミュレーションするだけで結構課題が浮かび上がってきます。

その課題についてどうするか考えるだけで本番のミーティングは全然違うものになります。


大事なこと2:見える化

2つめの大事ことは「見える化」です。ミーティング中は、ファシリテーションの基本の、アジェンダ、ゴールおよび議論の見える化を心掛けます。「事前のシュミレーション」と「見える化」、この2つで、上記のあるある場面の多くは防げたり、うまく対処できます。

例えば、議事の流れや、ポイントがホワイトボードで見えている場合、話が堂々巡りしそうになったら、同じ話がでてきているので、そこをちょっと指指して発言者の注意を喚起するだけでも堂々巡りを防ぐことができます。

建前の議論や話の脱線についても、アジェンダ、目的、ゴールをあらかじめ明確にしておけば、それをリマインドするだけで防ぐことが可能です。

次回は、グループの議論で、面白かったもの、参考になりそうな策をまとめます。


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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!