プロジェクト成功のための最も効果的なツール!プロジェクト・チャーターを是非使ってみよう。

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プロジェクト成功のための最も効果的なツール:プロジェクト・チャーター

プロジェクトがうまく原因の約4割がゴール&スコープ関連で、その中でもゴール&スコープが明確でない、共通の意識がない、という点が最も大きな原因です。

それでは、その問題を解決するためには何をすればよいのでしょうか?答えは、ずばり、“プロジェクト・チャーター”です。


プロジェクト・チャーターとは何でしょうか?

ではプロジェクト・チャーターとは何でしょうか?

PMBOKにはプロジェクト憲章と定義されていますが、一言でいうと、このプロジェクトってどんなプロジェクト?ということが分かるように概要を1枚にまとめて見える化したものです。

チャーターのフォーマットは書籍によっても異なりますが、私が教えているトレーニングでは、以下の項目をA4 1枚にしたフォーマットを使っています。

チャーターの記載内容

1.プロジェクト実施の目的 (ビジネス・ニーズ):Project Background

このプロジェクトが何故必要なのか?というビジネス上のニーズを記載

2.課題と機会:Problem/Opportunity Statement

プロジェクトが解決しようとする課題、プロジェクトにより得られる機会(チャンス)を記載

3.成果とゴール:Expected outcome / Goal Statement

ゴール このプロジェクトでは何を達成するのか?(成果物やベネフィット)

4.スコープ

プロジェクトの範囲(この段階ではハイレベルでよい)

5.メンバーとスポンサー

リーダー、メンバーおよびスポンサー(誰がこのプロジェクトについて決定、承認するのか?)

5.期間とマイルストーン

プロジェクトの期間と主なマイルストーン(To doリストではない)


プロジェクト・チャーターを書く具体的なやり方

私がプロジェクトを始める時、通常は、上長やマネジメント層から、こんな内容のプロジェクトをやってもらいたんけど、と依頼から始まります。

その時点ではプロジェクトチャーターはありません。

そこで一通り概要をヒアリングし、チャーターのドラフトを作成した後、その依頼者にドラフトを確認します

そうするとまず100%、ここは違うね、こうしようか、というコメントが出てきます。

チャーターという書面にすることで、初めて依頼者もやりたいことが明確になるんですね

チャーターを依頼者と確認することで、そもそも何でこのプロジェクトが必要なの?プロジェクトのゴールは?タイムラインは?メンバーは?といった基本的なことについて共通認識を持つことができます

特に依頼者と共通認識を持つことは最も重要です。

依頼した人は目上の人になるのが一般的で、人によってはこのステップを躊躇することも多いですが、私は、共通の理解を得ることと、もう1つ、依頼者を活用するためのステップだと考えています。

何か判断が必要な時や、他の部門の人に働きかける時には、依頼者(上長)に働いてもらう必要があります。チャーターを一緒に確認するというステップは、単に共通認識を得るだけでなく、その過程で依頼者を巻き込むことができ、連帯責任の意識を持ってもらうことができます

依頼者とチャーターを確認した後は、チームメンバーを集めて同じようにチャーターの内容を確認します。

これもプロジェクトメンバーで共通認識を持つことが第一の目的ですが、できあがったチャーターを説明して終わり、ではなく、メンバーのコメントを考慮して、チャーターの内容をアップデートすることが重要です。

依頼者もその場に参加してもらうと、依頼者への確認も合わせてアップデートできます。メンバーは意見を出すこと、その内容が反映されたことで、メンバーとしての意識が強くなり、動機付けにつながります。

このようにプロジェクトチャーターを依頼者(上長)とメンバーと確認しながら最終化することで、ゴール&スコープが不明確という問題はまず回避でき、またチームとして一体感の醸成や動機付けにもつながります

またプロジェクトチャーターは一旦作成したら終わりではありません。

そこに記載されているような項目が変更となった場合、多くは前提条件やゴールにかかわる重要なことが変更になることが多いので、その際はこのチャーターをアップデートします

常にこのチャーターをプロジェクトの羅針盤として活用することが重要です。

このように、プロジェクトチャーターは、わずかA4 1枚のものですが、皆が共通認識を持ち、プロジェクトを進める意識付けを行う大変強力なツールです。

是非、一度作成してみて下さい!

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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの49歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!