【何川式3つのWhatで必ず結果を出すプロジェクト仕事術】①ゴールは何ですか?②お困りごとは何ですか?③アクションは何ですか?~極意は見える化~チャーターをはっきり・くっきり明確に記載することで必ずプロジェクトは成功する!

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3つのWhatで必ず結果を出すプロジェクト仕事術

皆さんが日常の仕事でプロジェクトと呼んでいるものはどんな業務でしょうか?

私の身の回りでプロジェクトと呼ばれている業務は下記のようなものです。

  • 売上アップ
  • 営業戦略の立案
  • 新製品の導入
  • 新しい仕組みの導入
  • トラブル対応
  • イベント企画・運営

などです。

プロジェクトマネジメントの専門の方から見ると、それってプロジェクトなの?日常業務じゃないの?と思われるかもしれません。

何故なら、プロジェクトマネジメントではPMBOKと呼ばれる世界標準体系が有名で、大規模なインフラ開発やITシステム開発を想定した体系となっているからです。

多くの人は、大規模なプロジェクトではなく、日常業務に近いプロジェクトを日々業務として行っています。インフラ開発やITシステム開発とは異なり規模は大きくはありませんが、ルーチン業務ではなく人を巻き込んで協力しながら成果を出す、という点ではプロジェクトそのものです。

そして多くの皆さんがそんな業務がうまく進められずに悩んでいます

そんな多くの皆さんの悩みを解決し、簡単に結果を出せるような仕事術はないだろうか?と考え、独自のプロジェクトマネジメントのトレーニングを社内でスタートしたのが4年半前です。そこからブラッシュアップを繰り返し今の形に至りました。ここでその全体像をまとめます。

狙いは、ずばり「日々の仕事で必ず結果を出すための実践的プロジェクトマネジメント・仕事術!」です。

私もPMBOKを勉強し、私が教えるプロジェクトマネジメントトレーニングもこのPMBOKの流れに沿ってはいますが、中身は大分異なりますPMBOKには通常の業務ではそこまで不要という内容がたくさん含まれているからです。

「何川式3つのWhatで必ず結果を出すプロジェクト仕事術」は、日常当たり前のようにやられている業務について、皆さんのお悩みを解決し、必ず結果が出る仕事術をまとめます。

プロジェクトマネジメントって何?というような人が、日常業務で結果を出すことにとことんフォーカスしています。

今日からすぐに活用できる実践的な仕事術となっているので、是非活用して下さい。

狙いを下記にまとめています。


第1のWhat:このプロジェクトのゴールは何ですか?プロジェクトチャーターをはっきり・くっきり明確に記載することで必ずプロジェクトは成功する!

第1のWhatは「このプロジェクトのゴールは何ですか?」です。

そんな当たり前のことなの?と思われたもしれません。でも多くのプロジェクトが、何となくスタートして、ゴールが曖昧なまま進んでいるんです。

プロジェクトの困りごとでも、ゴール&スコープ関連が4割と圧倒的1位です。

「このプロジェクトのゴールは何ですか?」をはっきり・くっきり明確に記載するためのツールが「プロジェクトチャーター(プロジェクト憲章)」です。

一言でいうと、「このプロジェクトってどんなプロジェクト?ということが分かるように概要を1枚にまとめて見える化したもの」です。

「プロジェクトチャーターをはっきり・くっきり明確に記載することで必ずプロジェクトは成功する!」と断言できるくらい、プロジェクトマネジメントにとって最も重要なツールです。

何故なら、下記のようにプロジェクトにとって重要なことが全て明記されているからです。

  • プロジェクトの必要性、ゴールがはっきり・くっきり明記されている
  • プロジェクトにとっての重要なステップ(マイルストーン)とタイムライン(期限)
  • リスク
  • メンバーと役割

特にプロジェクトのゴールがはっきり・くっきり明記されていると、それだけで脳のフィルター作用が効果的に働き、プロジェクト成功の確率が格段に高まります。(下記参照)

  • 【成長する人・組織14】はっきり・くっきり書いた目標は必ず実現する~脳が無意識に達成するための行動を促す「ブレインプログラミング」~

このあと記載するWBS、ガントチャート、リスク分析などは、スケジュールやタイムライン、リスクが明確になっていない場合にそれを明確化・見える化するためのツールです。

それらが明確になっていれば、必要ありません。実際、私の身の回りで行われているプロジェクトの多くはプロジェクトチャーターだけで十分です。

WBS、ガントチャートなどを作成するプロジェクトでも、その内容が明確になった時点でプロジェクトチャーターをアップデートして記載します。

そのため最終的にはプロジェクトチャーターの記載内容を達成すればプロジェクト成功となります。

プロジェクトチャーターについては下記に記載しています。是非活用して下さい。

  • 【プロジェクトチャーター1】プロジェクトチャーター(プロジェクト憲章)をはっきり・くっきり明確に記載することで必ずプロジェクトは成功する!
  • 【プロジェクトチャーター2】プロジェクトの最初でのメンバーのやる気スイッチを入れよう!プロジェクトチャーター(プロジェクト憲章)
 楽匠軸攻(らくしょうじっこう)
楽匠軸攻(らくしょうじっこう)
http://nanishu.com/archives/183
お困りごと解決士の虎の巻

プロジェクトチャーター テンプレート

プロジェクトチャーターのテンプレートを掲載します。一つ仮想例もつけていますので是非ご活用下さい。


第2のWhat:お困りごとは何ですか?

何故プロジェクトがうまくいかないのか?皆さんのお困りごとは何ですか?

私が講師を勤めるトレーニングでは、最初に、何故プロジェクトがうまくいかないのか?を議論してもらっています。

これまで100以上のチームが議論しましたが、挙げられた項目はほぼ共通しています。

  • ゴール:不明確な目標、ゴールの認識がバラバラ
  • スケジュール:共有されていない。認識が不十分
  • リソース:スキル不足、人が足りない、責任が不明確
  • コミュニケーション:途中で急な変更が入る、コミュニケーション不足、状況が共有されていない

ゴール&スコープ関連が4割、スケジュール2割、リソース2割、コミュニケーション2割くらいのイメージで、全体を通しての共通の課題は、「明確でない、共通の意識がない」という点です。

ここで最も大事なことは何がお困りごとなのか?を考えることです。

  • ゴールなのか?
  • スケジュールなのか?
  • リソースなのか?
  • リスクなのか?
  • コミュニケーションなのか?

等です。ゴールのところでも書きましたが、プロジェクトをやっている当事者の人たちは意外にお困りごとが見えていません。勿論、自分がその瞬間困っていることは理解していますが、プロジェクト全体を俯瞰した時のお困りごとは、なかなか見えないものです。

そんな時に役に立つのが第2のWhat:お困りごとは何ですか?」です。

うまく進んでないプロジェクトには、必ず、お困りごとがありますメンバーやプロジェクトメンバーに、お困りごとは何ですか?と口癖のように聞く

そしてお困りごとがありそうなところを、様々なツールを活用して「見える化」する。これが結果を出すための近道です。


最大の極意「見える化」

プロジェクトで結果を出すための最大の極意は何でしょうか?

一言でいえば「見える化」です。

全体を通しての共通の課題は「明確でない、共通の意識がない」ことです。

具体的には

  • ゴールが不明確
  • 役割が不明確
  • 何をやればよいのか?タスクと担当が不明確
  • タスクの期限やスケジュールが不明確
  • 現状どうなっているのか分からない

といったことですが、これらの課題は全て「見える化」することで解決できます!

そしてプロジェクトマネジメントでよく出てくるツールは、「見える化」して共有するための具体的なツールなんです。

WBS、ガントチャート、リスク分析のツールを使って、スケジュールやタイムライン、リスクを見える化し明確化します。

それぞれのツールと何を見える化するのか?について順にまとめます。

WBS:何をやるのかプロジェクトの戦略図を作成しマイルストーンを明確化

PMBOKの定義では、WBSとは、Work Breakdown Structure(作業分解構成図)のことで、その名の通り、プロジェクト全体を細かな作業(Work)に分解(Breakdown)した構成図(Structure)です。

こう書くと具体的な作業リストのようなイメージを持ってしまいますが、WBS活用のカギは「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」としてハイレベルな構想を見える化することです。

特に、新しい仕組みやプロセスを構築する、戦略を作って実行し目標を達成するといったプロジェクトでは、一体何をやればよいのか?がボヤっとしています

これではプロジェクトがうまくいくはずがありません。

これを可視化するのがWBSです。形にこだわらず「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」を作成することがポイントです。


ガントチャート:シミュレーションして実現可能なスケジュールを作成

皆さんガントチャートを作ることはよくあると思います。

最終期限ありきで、その期限に間に合うように各タスクの期間を決めていませんか?

そうすると、納期ぴったりのとても美しいスケジュールが出来上がります

これがガントチャート(スケジュール表)で失敗する大きな落とし穴なんです。

プロジェクトを成功に導くガントチャートの秘訣は、正直ベース(担当者の申告ベース)でまずは各タスクの期間を決め、それを積み上げる方法です。

そうすると、十中八九、期限を超過します。

これが大事なんです。全く問題ありません。

多くのプロジェクトは、納期的には相当チャレンジで、普通にやれば納期を超過するのは当然なんです。

普通以上にかなり工夫をしないと期限に間に合いません。

その工夫を考えて、スケジュールに盛り込んでいくことが大事なんです。


リスク分析:想定外をなくすリスクの明確化

皆さん、想定外の事態で痛い思いをしていませんか?

それを防ぐのがリスク分析です。

やることは簡単ですが、リスク分析をやると効果絶大で皆さん納得感を得られます。何故でしょうか?

皆さん、自分自身のプロジェクトで想定外のことで痛い思いをしている想定外というのは、世の中でよく聞かれる言葉です。想定外というよりも、想定しようとしなかった(目を背けていた)という方が真実に近いのではないでしょうか?想定外って言い訳に聞こえますよね?

ほとんどのプロジェクトではわざわざリスク分析なんてやらないでも実際やってみると、思った以上にリスクは出てくるし、なるほどという納得感が大きい。

プロジェクトの最初に1時間もあればできます。是非実践してみて下さい!


第3のWhat:アクションは何ですか?

第3のWhatは、プロジェクトを進行に合わせて、課題とアクションを明確化することです。その際、オペレーティングメカニズムを活用します。

オペレーティングメカニズム

何やら難しい言葉ですが、簡単にいうと、定例ミーティングを実施し、課題を確認し、課題解決のアクションを決め、フォローアップすることです。

プロジェクトは生き物です。最初に決めた通りにならないのが当たり前、最初は不明確でやっているうちに明確になるものも出てきます

それを定期的にミーティングで確認し、課題があればアクションを決め、実行する

これを誠実に実行するだけで、絶対にプロジェクトは成功します!

私は2週に1回とか、毎週とかプロジェクトがスタートすると、最初の段階で定例ミーティングをセットしてしまいます。何も議論する内容がなければスキップすればいいだけです。でもプロジェクトが動いている以上、必ず議論するものが出てきます

課題とアクション

私がよく使っている課題&アクションリストです。

課題はプロジェクトが進んでいくと増えていきます。一方、アクションが完了するものもあるので、完了したものはグレーアウトするようにしています。

ここで重要なことは、

  • 何をやるのか?What
  • 誰がやるのか?Who
  • いつまでにやるのか?When

明確にすることです。

What, Who, Whenの頭文字をとってWWWを明確にする、と覚えます。

繰り返しになりますが、定期的にミーティングで確認し、課題があればアクションを決め、実行する。

これを誠実に実行するだけで、絶対にプロジェクトは成功します!


プロジェクトの完了

皆さん、何となくプロジェクトを終わらせていませんか?

「終わりよければすべて良し」という言葉もありますが、プロジェクト完了のステップを踏むことが重要です。

  • 終わった達成感
  • このプロジェクトに参加してよかったな?という満足感
  • 振り返ることで次の成長、改善につながる

「振り返り」は経験学習サイクル(経験→省察→概念化→実践)を回すことで次の実践につながります

  • 「プロジェクトの成果と課題は?」
  • 「成功・失敗の要因は?」
  • 「今度は失敗しないようにするには?」
  • 「この成功を他の仕事でも応用できないか?」

を考えることで、次の実践に生かすことができます。

是非、次につながる完了ステップを意識して下さい!


プロジェクトマネージャーの心構え&チームワーク

プロマネの心構えを私なりに一言で表現すると「人から信頼されるプロマネになること」です。あいつに任せておけば安心、と思ってもらえるように行動・言動に気をつけています

プロマネの行動・言動はチームメンバーに伝染し、チームワークにも大きく影響します。

いくつかヒントをまとめましたので、この中で皆さん自身がこれだ、と思うものがあれば是非実践して下さい!


ファシリテーション

プロジェクトをリードする上で欠かせないのがミーティング。

ミーティングで議論を発散・収束させ結論を導き、皆さんのやる気を高めるにはファシリテーションのスキルが不可欠です。

ファシリテーションの極意を下記にまとめています。是非、ご覧ください。

  • 日常業務にすぐに活用できる実践的ファシリテーションの秘訣・コツ!~極意はたったの3つ「発散・収束・見える化」~ブレインライティング、親和図の具体的活用法やヒント、心構えをまとめます

実際にプロジェクトを進める際のコーチング~ストーリーボードでゴールまでの道筋を具体的にイメージする~

トレーニングを受けても実際のプロジェクトをうまく進めていくのは容易ではありません。

プロジェクトを最後まで完遂し結果を出すために大事な要素は

  • 最終ゴールとそこまでの道のりを具体的にイメージすること 
  • そのイメージに沿って、物事を進めていく実行力、完遂力 

だと考えています。

「最終ゴールとそこまでの道のりを具体的にイメージすること」に大変効果がある「ストーリーボード」を紹介します。

これは、私自身がプロジェクトを進める時にも使っていますし、他の人がリードするプロジェクトの進め方をアドバイス(コーチング)する時にも活用しています。

皆さんのプロジェクトをコーチングしていると、WBSやガントチャートでタスクやスケジュールはイメージできるんだけど、何か全体がつながらない、といったことがよくあります。そんな時にこのストーリーボードは大変有効です。是非トライしてみて下さい。

  • プロジェクトのゴールまでの道のりをストーリーとして描くことで、最終ゴールまで完遂する実行力、完遂力をアップさせる

プロジェクトの実例

最後にプロジェクトの実例をご紹介します。

参考例があれば、そのやり方を真似するのが一番効果的です。是非、参考にして下さい。

  • オペレーショナル・エクセレンス、リーン&シックスシグマ「製造系以外のプロジェクト50選」~営業、マーケティング、ビジネスプロセス改善、コスト削減、戦略立案など多岐にわたる例をご紹介します~
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ABOUTこの記事をかいた人

1969年生まれの50歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!