【仕事の戦略図WBS3】全社的プロジェクトのWBS作成~ブレインライティングをとりいれ、ブレスト形式で作成してみました。ちょっぴり苦戦の実例。

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アジェンダ

昨日、全社的プロジェクトのWBS作成をファシリテートしました。チャレンジングなファシリテーションで苦労もしたので紹介させて頂きます。

下記のアジェンダを考えました。全体2時間でガントチャートの作成までが目標です。

  1. タスク洗い出し(ブレインライティング)    10分
  2. WBS(チーム)    50分
  3. ガントチャート(チーム)   40分
  4. ラップアップ(チャート見直し)   20分

通常は、いきなり2番からブレスト形式で行いますが、今回はあえて、その前にブレインライティングを入れました。下記理由のためです。

  • 全社的なプロジェクトですが、まだ何をやったらよいのか不明確で、皆さんもやもやした状態。いきなりブレストすると紛糾しそう。
  • 参加者が12名と多く、マネジメントレベルと実務者レベルが混在しているため、マネジメントレベルの意見や視点に引張られて、実務担当者の視点から見たタスクが抜け落ちてしまう
  • 複数部門の連携が必要なので、各部門からそれぞれ平等にタスクを出して欲しい

ブレインライティングによるタスク洗い出し

ブレインライティングは、添付のようなシートを準備しました。A3用紙で縦軸に部門を記載し、書いたタスクを部門毎に振り分けるもので、タスクはどの部門のものを挙げてもよいというルールにしました。

1ラウンド目は5分間個人で考え、2ラウンド目は、違う部門の人が書いたものと交換して、その内容を見て気づいたものを追加する、ということにしました。

アウトプットの1例は下記です。これが人数分12枚できました。ある部門に偏りがみられるものもありましたが、期待通り、実務者レベルのタスクも多く、全体で見ると各部門で万遍なくタスクが出てきました


WBS作成

次のステップとして、いよいよWBS作成です。

勢いよく、ここからいきなり全体のWBSを書こうとしました。ところが参加者は???という感じになっています。あれっ、ちょっとまずいぞ。。。。

と、ここで参加者からナイスなアドバイスが!

「まずは部門毎にタスクを集めて、内容を確認したらどうでしょうか?」

確かにそうですね。ブレインライティングの段階では、全員分のアウトプットを見たわけではなく、全体でどんなタスクが出てきているのか、共有することが大事です。もう1つ、これは後でタスクを階層化して分かったことですが、このプロジェクトは、部門毎あるいは機能毎にプロセスを最適化するような性質のプロジェクトなので、部門毎の整理が、そのままタスクの階層化につながりました。

ちょっとスタックしかかりましたが、参加者からのナイスなコメントで、記載した内容の共有と、整理の切り口ができました。よい学びでした。

大きな付箋紙の左上に部門名を書き、ブレインライティングの付箋紙を集めて、部門毎に階層化しました。アウトプットの一例が下記です。青の付箋紙が、小さなタスクを集めた大きなグループ、すなわちハイレベルなタスクになります。

細かなタスクも多く出てきたので、この階層化に結構時間を費やしました。

これができたところで、残り時間30分。


ガントチャート作成

さあ、最後の仕上げで、ハイレベルなガントチャートを作成しようとしました。

具体的には、ハイレベルなタスクである青の付箋紙の依存関係を確認し、時系列に並べてみようと、議論をスタートしました。

ところが、またここで、???という感じになりました。

皆さんが意見が出てきます。

  • だいたい、並行作業で、あまり依存関係がピンとこないんです。
  • 前提条件によって、作業内容が大きく変わって、シナリオが何通りにもなります。

これでは、簡単にはタスクの依存関係が明確にできません。うーん、どうしようか?

そうすると、またまた参加者から神の声が!

「まずは前提条件を確認しませんか?」

ビンゴです。

早速、大きな付箋紙に前提条件と記載して、皆さんと確認していきます。前提条件は、現在検討中のもの一番可能性の高い前提を、現段階で不明なものは、仕事量が増え、期間が長くなる厳しい前提としました。

全部で15個の前提条件が確認できました。確かにこれだけ前提を置いてはじめて、具体的なシナリオと、タスクの依存関係がイメージできるようになります。

ということでここで時間切れ。来週もう1回時間をとることになりました。

それまでに各部門には下記2つの宿題をお願いしました。

  • 部門毎にハイレベルのガントチャートを作成すること
  • 大きな課題/イシューのリストアップ

それを持ち寄って来週ガントチャートを作成します。楽しみですね。


反省点

今日は、参加者からのナイスな神コメントに2回も助けられました。この助けられるスタイルってのは私の持ち味でもあるのですが、自分としては、特に1点目の意見の共有、基本的なところが抜けていたことが大きな反省点です。。。。


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1969年生まれの50歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!