【リスク分析2】想定外を減らすには?~30分で効果絶大、実際のやり方~

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リスク分析のやり方

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では、プロジェクトの早い段階で時間をとってリスク分析することの重要性について書きました。
本日は、実際にプロマネトレーニングで教えているリスク分析のやり方について紹介します。

やることは、すごくシンプルです。

  • リスクの洗い出し
  • 優先順位付け
  • リスクの大きいものの対応策検討

というたった3つのステップです。20-30分あればできちゃいます。

プロジェクトのテーマは、チーム毎に決められていて、リスク分析の前に

  • プロジェクトチャーター
  • WBS

が議論されていて、どんなプロジェクトなのか?ゴールや成果物、マイルストーンが共有されている状態です。


リスク分析スタート

トレーニング中の実際のインストラクションです。

時間20分とりますので、各チーム毎に、自分達のプロジェクトを進める上でリスクを洗い出して下さい。切り口のヒントしては、人・物・金・情報・時間の5つの切り口から考えてみてください。

皆さん、想定外って言葉よく聞きますよね。これは潜在的なリスクが顕在化した時のいい訳の言葉のように聞こえます。

想定外っていい訳しないようにするためには、とにかくリスクを出して想定外を減らすことが重要です。たくさん出してくださいね。20くらいは簡単に出ると思います。

洗い出したリスクは、このマトリクス、横軸にインパクト、縦軸に発生確率をとって整理して下さい。

そして皆さんのチームで、対策とらないとまずいぞ、というハイリスクの項目3つ選んで対策案を考え下さい。
当然、インパクトが高くて、発生確率が高いもの、つまり赤い部分に来るリスクはリスクが高いですね。

次に注意すべきゾーンは黄色ですが、黄色は2つあります。どちらの方が注意すべきリスクでしょうか?

そうですね、インパクトが高い右下の黄色の方がプロジェクトへの影響が大きいので、こちらの方が注意すべきゾーンなります。

という感じで20分でワークをやってもらい結果を発表してもらう、という流れです。


実際のアウトプットと気づき

実際のアウトプットはこんな感じです。

発表の際には、気付き事項も発表してもらっています。

  • こんなに出てくるとは思わなかった
  • 一人では思いつかないリスクに気づくことができた
  • 頭である程度想定していたリスクもあったが、マトリクスに整理することで重要度が理解できた
  • チームで洗い出すことが重要だと感じた

など、皆さん本当に気付きが多いようで、トレーニング後のアンケートでもリスク分析は高評価です。

何故なんでしょうか?いくつ理由を考えてみると

  • 皆さん、自分自身のプロジェクトで想定外のことで痛い思いをしている。想定外というのは、世の中でよく聞かれる言葉ですが。想定外というよりも、想定しようとしなかった(目を背けていた)という方が真実に近いのではないでしょうか?想定外って言い訳に聞こえますよね?
  • ほとんどのプロジェクトではわざわざリスク分析なんてやらない、でも実際やってみると、思った以上にリスクは出てくるし、なるほどという納得感が大きい。

ということだと思っています。


リスク分析をやる上で大事な点2つ

リスク分析をやる上で大事な点は、下記2点です。

  • 一人でやるよりチームでやる。
    一人では気づかないリスクに気づくことができる。WBSとセットでやると効果的です。
    チーム構成も大事です。WBSもそうですが、専門家だけでなく、ちょっと違う視点をもった人、全体を俯瞰するようなプロマネ、など詳細と全体のバランスがとれているチームが理想です。
  • プロジェクトの早い段階でやる。
    理由は、早い段階でリスクを洗い出すことで、リスク1つ1つに個別対応するよりも、プロジェクト全体として効果的な対策がとれるからです。
    例えば、プロセス全体を変えたり、複数のリスクに対してまとめた対策を考えるなど、です。

ということで、リスク分析30分あればできちゃいます。そして効果は絶大です。

是非、皆さんのプロジェクトでやってみて下さい。


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1969年生まれの50歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!