【仕事の戦略図WBS1】WBSとは「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」

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WBSとは?

WBSとは、Work Breakdown Structure(作業分解構成図)のことで、その名の通り、プロジェクト全体を細かな作業(Work)に分解(Breakdown)した構成図(Structure)です。

プロジェクト全体でやるべき作業を洗い出す際にとても役立ち、「プロジェクト成功の鍵はWBSにあり」とまで言われるものです。


何故か活用されないWBS

ところが自分の周囲のプロジェクトを見てみると、実際にWBSを作っているプロジェクトが少ないことに驚きます。

どうしてでしょうか?2つ理由が考えられます。

  1. 前例や経験があり、すぐにガントチャートなどスケジュールに落とし込むことができる。
  2. そもそもやる事がぼやっとしていてWBSを書くと、計画立案、実行、検証、改善のような漠然としたものとなってしまうためWBSに落とし込まない。

1のケースは、やることが分かっていて見える化できているので問題ありません。

あえて時間をとってWBSを作成する必要はなく、ガントチャートを精査して実行フェーズに進めばよいです。

問題は2のケースです。

新しい仕組みやプロセスを構築する、戦略を作って実行し目標を達成する、というようなプロジェクトでは、当初は何をやるのかがぼやっとしているケースが多いです。

つまりWBSが非常に書きにくいケースになります。

ところがこのまま何をやるのかぼやっとした状態でプロジェクトを進めるとどうなるでしょうか?当然、うまくいく確率は低くなりますよね


WBS作成によりごちゃごちゃした頭の中が整理される

先日行ったプロジェクトマネジメントのトレーニングで、まさに、新しい仕組みやプロセスを構築する、戦略を作って実行し目標を達成する、といったプロジェクトのWBSを作成してもらいましたが、大変よい気付きがありました

4人のチームで、その中の一人をリーダーとしてそのテーマについて、チームで議論しながらWBSを作成します。

メンバーの3人は、リーダーに質問したり、チームで議論しながら何をやるべきなのかを探そうとします。

そうすると、リーダー自身が何が分かっていて、何が分からないのか、頭がどの程度整理されているのか?が見えてきました。

当然リーダーはいろんなことを考えていますが、頭の中が整理されておらず、そのため何をやればよいのかがぼやっとしていることが分かってきました。

それが、チームで議論しながらWBSを作成していくと、少しづつ頭の中が可視化され整理されていくのです。

作成されたWBSは、詳細なものではなく、かなりハイレベルなものでしたが、リーダーは、何をやるのかが整理され明確になって大変よかったという実感が得られました。

つまり、この場合WBSとは、「ごちゃごちゃしていた頭の中を可視化、整理したプロジェクトの戦略図」に相当します。

そもそもやる事がぼやっとしているようなプロジェクトの場合、このように頭の中を可視化・整理して戦略図を作成する、というイメージのWBSは大変有効ではないでしょうか?

またこの場合は、戦略図がない状態なので、このままスタートして迷走する前に、できるだけ早い段階でステークホルダーを巻き込んで作成する必要があります。

形にはこだわらず、プロセスマップやマインドマップ、ツリー図のような形でもよいと思います。頭の中を整理して戦略を見える化する、ということが重要です。

是非、実践してみてください。


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1969年生まれの50歳、会社員。自称「お困りごと解決士」。会社では多くの人がいろんな事に困っています。プロジェクトが進まない、トラブル対応で早急に対策をとらないといけない、業務効率をあげたい、新しいシステムを入れたい、売上をあげたい、コストダウンしたい、など。そんな時、必ず頼りになるのが私です(笑) 元々は核燃料のエンジニア。30歳を過ぎてから社内で様々なプロジェクトをリード、コーチングするプロジェクト屋になる。多くの人を巻き込みながらプロジェクトをリードすることが得意です。オペレーショナル・エクセレンス(Operational Excellence、略してOpEx)、プロジェクト・マネジメント(Project Management)、チェンジマネジメント(Change Management)のエキスパート。どうすれば皆さんのお困りごとを解決できるのか?日々学んでいることをまとめています!