会議の生産性をあげる5つの極意!今日からすぐに使える技もあります。

会議のアウトプットに満足していますか?

皆さん1週間で何時間くらい会議に出ていますか?

11時間だと週に5時間、これぐらいはほぼ皆さん会議に出ていますね。3割の人が7時間以上会議に時間を使っているという調査結果もあります。自分も通常それくらいで、多い時には1日中会議という日もあります。それだけ多くの時間を使っている会議、皆さん期待されたアウトプットを出すことができているでしょうか?

  • 何をやろうとしているのか分からない。
  • 何で自分が呼ばれたのか分からない。
  • 言いたいことだけ言い合って終わってしまった。
  • 結局何が決まったの?

というようなことが多くありませんか?

自分も時々そのような会議に出くわすことがあります。このような会議は期待されたアウトプットがなかなか出ませんよね?

会議には目的があります。目的を達成したかどうか、会議のたびに振りかってみてください。


非生産的な会議の4パターン

最初の非生産的な会議の4パターンを紹介します。以下の4パターンです。

  • セレモニー

上の立場の人の独演会です。これでは会議する必要はなくメールでよいですね。このような場合、発現は2割以下に抑える必要があります。

  • 発表会

全員が意見をプレゼンして終わる

  • フリーディスカッション

言いたいことだけ言って終わり

  • 罵り合い

どうでしょうか?皆さんの周りでもこんな会議ありませんか?

それでは、こんな非生産的な会議からサヨナラして、会議の生産性をあげるポイントを紹介していきます。


会議のTO BEをイメージして事前準備を行う

会議の質を左右するのは設計・準備が8、といわれています。

会議の生産性をあげる試みとして、会議時間を減らす、2時間の会議を1時間に、というような活動はどこでもやられています。

これも1つの要素ですが、最も重要なことは会議のアウトプットを出すことです。会議の目的に対してアウトプットがどうだったか?を考えることです。

会議のアウトプット、この会議が終わったときにどうなっていればよいのか?TO BEをイメージし、明確にして、それに対して必要な設計、準備をすることが肝心です。

7つの会議タイプと設定・準備のポイント

設計・準備のポイントは、下記7つの会議タイプと設計・準備のポイントが大変参考になります。まずはよろうとしている会議のタイプを明確にして、それにあわせて必要な設定・準備を行います。

例えば1決済型であれば、あらかじめ決裁者と基準・ロジックを明確にしておくと、スムーズに決定ができます。事前に基準・ロジックについて決裁者と確認できれば更に効果的です。会議では最初にそれを共有して、あとは提案内容がそれに合致しているか確認していくだけです。

それ以外のパターンも大変参考になります。

No

会議のタイプ

設計・準備のポイント

1

決済型

決裁者・基準を明確(ロジック)にし決裁者に自覚を促す。

提案内容の事前準備の質が重要。

2

合意型

事前に合意方法(ロジック)を決める。

例:反対が一人でもいれば合意。合意の基準など。

提案内容の事前準備の質が重要。

3

情報共有型

相手(対象)と何を、意図を明確にする

4

意見・アイデア抽出型

雰囲気作り、事前依頼、インプット、会議デザイン

5

指示・依頼型

誰に、何を、を明確に。受ける人が分かり易い資料

6

教育・研修型

目的・狙いを明確に。

終了後、参加者がどのような状態になって欲しいか?

7

共感型

環境作り、ロジスティクス、会議デザイン

事前の想定シミュレーション

私自身一番大事なことは、「事前に頭の中でシミュレーションすること」だと考えています。大きなワークショップやミーティングでは、参加者、資料、場所、アジェンダをイメージして、どんな議論になるのか?どんな質問が出てくるのか?と頭の中でシュミレーションするだけで結構課題が浮かび上がってきます。その課題について必要に応じて準備をしたり、ミーティングの進め方を変えたりします。

例えば、質問や確認をたくさんするAさんがいます。会議の中では当然Aさんからの質問や確認が予想されます。鋭くポイントを突いてくるので貴重な意見であることが多いのですが、少し細かい点を突きすぎる傾向があります。次の会議でもそのようなことが容易に予想されます。その場合は、そうか、パーキングロットが使えるな、「ありがとうございます。すごくいいポイントを付いていますね。是非検討されて頂きたいと思います。その前にまずは全体を確認させて頂きたいので、一旦、忘れないようにパーキングロットに置かせて頂きますね」という具合にシミュレーションします。

このように、会議の場面を想定し、想定問答しておくだけで本番のミーティングは全然違うものになります


資料は説明させない

会議の中で最も生産性が低いのは資料を用意した人が説明する時間です。

資料を配布して目を通せば2, 3分で理解できることも、資料をプレゼンして説明するとあっという間に10分、15分が経過してしまいます。非生産性な会議のパターン「発表会」になっていまいます

資料を配布して、

2, 3分で目を通してください。その後不明な点があれば簡単に確認します」

これで十分です。これを繰り返すと、読んで分かるような資料を準備するようになり準備資料の質も上がります。

私も資料をわざわざ紙に印刷して事前に配布することをやりますが、資料を説明させないだけで会議の生産性があがります。是非、試してみて下さい


意思決定のロジックを問う

会議で決定ができない場合の多くは、決めるためのロジックが欠けているケースです。

例えば「消費者の反応が分からないと決められない」という問題に対して

では、消費者調査をしましょう、では駄目です。

仮に消費者調査の結果で、不満が30%以上であれば、不満の理由の上位3つについて対策をとる。

というように、あらかじめ判断の基準(ロジック)を明確にすることが重要です。


意思表示の(ポジションをとる)訓練をする

会議では決断することが重要ですが、確実にはわからない未知のことについて決断することが必要です。そのためには日頃から自分の意見を明確にし、

  • 自分が最終決断者だったらどういう決断をするのか?
  • それは何故なのか?

と考え、意思表示を訓練をすることが重要です。


議論の発散・収束・見える化

ここから先は、実際の会議の進行において会議の生産性をあげるポイントをご紹介します。会議のファシリテーションのコツになります。

  • 日常業務にすぐに活用できる実践的ファシリテーションの秘訣・コツ!~極意はたったの3つ「発散・収束・見える化」~ブレインライティング、親和図の具体的活用法やヒント、心構えをまとめます「たったこれだけ?ファシリテーションの実践ポイント!発散、収束、見える化」

ファシリテーションとは?役割と必要な心構え皆さん、ファシリテーション、という言葉はよく耳にすると思いますが、何だと思いますか?私自身は、「潤滑剤としてチームの成果が最大化するように支援・促進すること」と考えています。ちょっと概念的なので具体的なイ...
日常業務にすぐに活用できる実践的ファシリテーションの秘訣・コツ!~極意はたっ... - お困りごと解決士の虎の巻

でまとめましたが、ポイントはたったの3つ、発散、収束、見える化です。考え方は上の記事を参照下さい。ここではより具体的なポイントを紹介します。

発散:まずは個人で意見を書き出す

議論を発散させるためには質よりも量が大事です。多くの意見が出ることで圧倒的によい結果が得られます

意見を多く出すためには「意見がある方、どうぞ」からスタートするのはNGです。一人が意見をいって、それに対して議論を始めてしまうと、あっという間に時間がたちます。10分たって、あれっ、○○さんの意見だけだね?ということになってしまいます。

意見がある方、どうぞ」ではなく、「このテーマについて5分間、自分の意見を書き出してみてください」と、まずは付箋紙に個人で意見を書き出させることをお勧めします。これにより、多くの意見が出て発散思考となります。5分もあれば、ホワイトボード1面を埋め尽くす意見が出てきます。

さらに個人で意見を出して、かつグループで発展させる時に有効なやり方が、「ブレインラインティング」です。

やり方を下記にまとめているので是非ご覧ください。

  • 意見、アイデア出しにおける、個人とグループの違い ~量を求めるときは個人、発展させるときはグループ~ 両者のいいとこどりが「ブレインライティング」

ファシリテーションのコツプロマネのトレーニングの最初のチーム演習「プロジェクトがうまくいかない原因」の前に、ファシリテーションの実践ポイント(「たったこれだけ?ファシリテーションの実践ポイント!」参照)を紹介し、演習をやってもらい、演習後に再度こ...
意見、アイデア出しにおける、個人とグループの違い ~量を求めるときは個人、発... - お困りごと解決士の虎の巻

  • 全社的プロジェクトのWBS作成~ブレインライティングをとりいれ、ブレスト形式で作成してみました。ちょっぴり苦戦の実例。


http://nanishu.com/?p=589 - お困りごと解決士の虎の巻

  • 【リスク分析3】想定外を減らすには?~リスクをたくさん出すことが大事。ブレインライティング編~

リスクをたくさん出すことが重要 【リスク分析2】想定外を減らすには?~30分で効果絶大、実際のやり方~では実際のリスク分析のやり方を紹介しました。皆さん、想定外って言葉よく聞きますよね。これは潜在的なリスクが顕在化した時のいい訳の言葉のように聞こえま...
【リスク分析3】想定外を減らすには?~リスクをたくさん出すことが大事。ブレイン... - お困りごと解決士の虎の巻

議論の収束

収束とは議論を整理し、優先順位をつけることです。ここで絶大な効果を発揮するのは、表や図を使った見える化です。

また様々なフレームワークも活用できます。とはいっても難しいものはいりません。

1本線を引くだけで全然違います。例えば、あるアイデアについて議論が紛糾しそうな時には、1本縦線を引いて、左がアイデアの優れた点(+)、右がアイデアの改善すべき点(⊿)とするだけで、ぐっと議論が締まります。

できる事/できない事。コントロール可能/不可能。自社内/社外、応用範囲は相当広いです。

また2軸で整理する、というのは大変効果的です。

下記はあるプロジェクトでリスクを洗い出し、それを横軸:インパクト、縦軸:発生確率で整理したものです。こうやって整理すると、右上に来るもの、つまりインパクトが大きく、発生確率も高いリスクが、最も気をつける必要があるリスクであることが分かりますね。見事に優勢順位が明らかになっています。

これ以外にもいろんな2軸の切り口が考えられます。下記が一例です。

  • 重要度、緊急度
  • コスト、売上
  • 効果、費用
  • 重要度、繰り返し性
  • 重要度、時間
  • 重要度、わざわざ度

のような切り口をたくさん引き出しと持っておくとファシリテーションに有効です。

もう1つの王道は親和図です。共通性(親和性)あるものを集めてグループ化する手法ですね。ブレーンストーミングなどで効果を発揮します。

議論の見える化

最後は「議論の見える化」です。会議中、意見は出てくるのですが、誰もメモせず会議が進みます。同じ意見でも、相手によって理解が違います。また数分前に議論したこともすぐに忘れてしまいます。

そろそろ会議の終わりの時間が近づいてきたので結論を整理しようとしたところ、また最初の頃の議論に戻ったり、さっきはこういう理解だったんだけど違いますか?と理解の相違が出てきたり、結論どころではありません。皆さんこんな会議に出たことありませんか?

これを防ぐ最も効果的な手段が、議論の見える化です。ホワイトボードやPCを使って議論のポイントを参加者が見えるように記載しておく、これだけで会議が全然生産的になります

そしてもう1つ重要なことは、一歩を踏み出す勇気です。ホワイトボードでいきなり書き出すのは結構勇気がいります。言っていることが分からなかったり、間違って文句言われないか?とびびったり。でも踏み出したもの勝ちです。分からない点は、素直に人に頼ってしまう。周りの人が必ず助けてくれます。

例えば言っていることが長くてポイントが分からないような時には、「すいません、大事なポイントなので書き留めておきたいのですが、専門でない私がわかるように簡単にポイントを教えて頂けますか?」とか、「前に書いていきますが、もし皆さんが言っている内容と違っていれば遠慮なく修正して下さい。」などです。Web会議などだと、発言の内容をメールで送ってもらったり、ということもできます。

収束の場面でも周りを活用しましょう。どう整理したらよいか分からない時などは、素直に、「ちょっと議論を整理したいのですが、例えば2つに分けるとか、親和図とか、うーん、何かいい方法ないですか?」とメンバーに聞いてしまうのも有効です。メンバーの方が客観的に見ているケースもあり、いい意見が出てくることが結構ありますよ

下記は先日の社内会議で人事と働き方改革の進め方を議論した時のホワイトボードのメモです。単なるなぐり書きのようにも見えますが、これで参加者は迷いなく、議論がスムーズに進みました。見える化の一例です。

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【Read For Actionその6】本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、2週間で12冊試した結果

本当にたった20分で本が読めるのか?

レゾナンスリーディング2週間で12冊試してみた結果をまとめます。


1冊目:テヘランから来た男 西田厚聰と東芝崩壊

この手法に適しているのはハウツー本だというのは理解していながら、最初にあえて選んだのがこの本です。人生の物語なので、最初から順に読んでいかないとダメだろうな?とは思いつつ、実験としては面白いと思って選びました。

さて、結果はどうだったでしょうか?

一言でいうと、物足りない、という感じです。特に西田さんがどのように考え、行動し、どうして東芝の崩壊につながったのか?がストーリーとしてつながりませんでした。メソッドに従い、拾い読みしたページの内容から、もっと知りたいと引き込まれてしまう部分が多く、そうすると時間もかかり、最初から読んだ方がよいのかな?という気持ちになりました。

結局、このあと、最初から熟読しました。

一方で、何を得たいのか?どう行動に変えていくか?という視点では大変フィットすると実感できました。本当に、やるぞ、という思いが湧いてきました。

詳細は下記を参照下さい。

Read For Actionその4】本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、試してみました(その1

先日、1冊20分、読まずに「わかる! 」すごい読書術 の著者、渡邊さんに再度お会いしたので、

「物語は難しいですね?」と正直な感想をお話ししたところ、「それはそれで、コツがあるんですよ。」と笑っていました。

時間がなくてコツまでは聞けなかったので、これは次回のお楽しみにとっておきます。


2冊目:カテゴリーキング

1冊目に比べて、格段に納得感がありました。やはり、この手のハウツー本には適しています。

特によかったのは、私が最初に立てた目的

  • カテゴリーキングとは?
  • トップに立てる企業とそうでない企業の違いは?
  • どうやればトップに立てるカテゴリーキングになれるのか?

に対して、自分なりにアプトプットできる程度に概要を理解できたことです。

一方で、時間が足りなかったり、もっと知りたいという欲求が残ったのが、マイナスの要素でした。

詳細は下記を参照下さい。

「他とは絶対的に異なるオンリーワンの領域を創り出せ!カテゴリーキング:本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、試してみました(その2)」


3冊目:ヘルスケアビジネス成長戦略研究

最大の学びは、レゾナンスリーディングを連続することで、複数の本で読んだ知識と行動計画について相乗効果が得られることが感じられたことです。

2冊目のカテゴリーキングとこの本から得られた学びが接続され、視野が広がるとともに理解が深まりました

また行動計画についても、ぼやっとしていた行動がだんだん具体的にイメージできるようになりました。どこに向かっていけばよいのか?が最初はおぼろげなものが、徐々に焦点があっていくイメージです。

詳細は下記を参照下さい。

「今後のヘルスケアビジネスの狙いどころと成長戦略は?レゾナンスリーディング、試してみました(その3)」


4冊目~12冊目:働き方改革に関連する9

3冊目の時点で気付きがありましたが、レゾナンスリーディングは複数の本から得られた学びが接続され、視野が広がるとともに理解が深まります。

これを同じ分野で9冊もやると、その分野の構造が見えてきます。イメージ的には、1冊であれば、ポイントを点として捉える感じで、9冊やると家を建てる骨組みが立体的に見えるという感じです。

まさに私がまとめた「働き方改革のフレームワーク」が構造のイメージそのものです。改革とは何か?どのように進めればよいのか?どういう点に注意すればよいのか?私なりの目線で、わずか1枚の紙まとめたものです。私が社内で働き方改革をリードしようと思ったら、このフレームワークを羅針盤として進めます。

フレームワークの詳細は下記を参照下さい。

「働き方改革(その5)働き方改革のフレームワークをA3 1枚にまとめて公開します!」

1つの分野の本を一気に読んで専門性を深めるやり方についても、1冊20分、読まずに「わかる! 」すごい読書術に紹介されていました。私が働き方改革の連続リーディングをやった時には、ここに書かれている内容は意識しませんでした。

大きな違いは、自分なりの新しい切り口(意見)を作る、ということです。私が働き方改革のフレームワークをまとめた時は、自分なりのまとめ、という「まとめ」の方に意識がありました。最初から新しい切り口を作る、という意識でやるともう1つ高い視点が得られると思います。

次は、是非、これを意識してやってみようと思います。やり方は下記にまとめておきます。


週末2日間で芋づる式に自分の専門分野を増やすマルチプロセス

引用元:1冊20分、読まずに「わかる! 」すごい読書術

大型書店で関連本をパラパラ見ながら、エネルギーの高そうな本、心地よく体の中で何か感じた本を10冊選ぶ。通常の専門書の他に、入門書を2冊、難しそうな専門書を2冊、専門分野以外の本を2冊入れる。専門分野以外の本を入れるのがポイントで、意外性や新規性を入れて、新しい側面を生み出すためです。

あとは下記ステップに従います。

  1. 目的を設定する
  2. すべての本を、写真に撮る
  3. すべての本をパラパラし、休息をとる
  4. レゾナンスリーディングを行い、レゾナンスワードを書き出す
  5. 関連箇所を見つけ、その中から掘り下げる場所を見つけて読む
  6. 自分の言葉でまとめる
  7. 自分のブランドワードを作成する

いままでやってきたことにつながる言葉を8つ

いままでやっていることや、これからやっていきたいことにつながる言葉を9つ。

合計17の言葉が自分のブランドワード。

  1. ブランドワードを使いながら新しい切り口(意見)をつくる
  2. 新しい切り口をもとに、レポートや記事にまとめる

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【Read For Actionその4】「1冊20分、読まずに”分かる!”すごい読書術」(渡邊康弘 著)本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング試してみました(その1)

120分、読まずに”分かる!”すごい読書術」(渡邊康弘 著)

著者である「渡邊康弘さん」に直々に紹介頂いた本です。
1冊20分、読まずに「わかる! 」すごい読書術

書評を見ると、意外にも否定的な意見も多くあります。

メソッドの中身を究極まで削ぎ落として一文で言ってしまえば、【適当なページ番号をいくつか書き出し、そのページだけを読む】だ。残念ながらタイトルにある「読まずにわかる」ではなかったし、適当にページを決めるのだから、得られることはかなり運に左右される。

確かにこの本が指摘するようにいくつかのページをピックアップして読書すれば20分で1冊読めるし、ある程度理解は出来るのかもしれない。ただ、それも本の種類によると思うし、そもそも論として読書ってそういうものではないでしょう、と思ってしまいました。

逆に肯定的な意見を拾ってみました。

本を読んで何かしら言いたいことをまとめたい・この本からわかったことはこれ!といいたい人向けの読書法

本の中から欲しい情報をみつけ、行動に結び付ける読書術

ポイントは、自分の考えや価値観に対して、この本から何を得て、どのような影響を受けたのか?どう行動に結びつけるのか?という「自分なりの視点を磨く、自分自身の行動を変えるための、主観的読書法」です。
Read for Action(参考参照)の個人型ともいえます。ただ一人でやるので、もっと主観的で、お互いから学ぶということがない点が違います。

  • 参考1:「知識以上に大切なのものは、挑戦する勇気~あなたの会社が最速で変わる7つの戦略~1つはエネルギーに溢れた共創チームを作るRead For Action~」

Read For Actionで会社を変える実は「Read For Action」には実際に参加したこともありましたが、本を早く読める、深く理解できる、といった個人的な視点のメリットにとどまっていました。この本の中に出てくるNTTアドバンステクノロジの事例が心に刺さりました。自分...
【Read For Actionその1】知識以上に大切なのものは、挑戦する勇気~あなたの会社... - お困りごと解決士の虎の巻

  • 参考2:「Read For Actionに参加~その場で初めて本を開き、たった1時間で自分の知りたいことについて理解が深まります!~」

Read For Actionとは? 「知識以上に大切なのものは、挑戦する勇気~あなたの会社が最速で変わる7つの戦略~1つはエネルギーに溢れた共創チームを作るRead For Action~」Read For Actionの本質に気付きましたが、今日は、実際にRead For Actionに参加した時の様子...
【Read For Actionその2】Read For Actionに参加~その場で初めて本を開き、たった... - お困りごと解決士の虎の巻

  • 参考3:「まねっこでRead For Actionやってみました。効果抜群です。学び、共創するチームへ活性化する感じを味わいました。」

見よう見まねですが、会社でRead For Actionやってみました。参加者は私を含めて4人、題材は「スマホで始まる未来の医療~病院にiPhone 3,400台超を導入」です。私は以前に読んでいますが、他の3人はその場で初めて本を開くような状態です。実施前に次のようにデザイ...
【Read For Actionその3】まねっこでRead For Actionやってみました。効果抜群です... - お困りごと解決士の虎の巻

私はハウツー本をよく読みますが、やはり自分にとって重要なことを選んで学びますし、できれば行動までもっていこうと意識しています。そんな読み方を望む場合にこのメソッドはすごく効果があります

このメソッドは、終止、学びは何?自分の行動をどう変えるのか?を意識します。

短時間で凝縮して考え、マップに可視化します。

そのため、何かヒントを得たい、行動を変えたい、という問題意識があって能動的に何かをアクションしようという人には、まさにぴったりのメソッドです。まさに今の自分にぴったりです。

逆に、小説など中身をじっくり楽しみたい、というケースには向かないと思います。そのため賛否両論、極端な書評になっているのだと思います。


早速試してみました

今回は、実験としてこのメソッドに適していると思われるハウツー本ではなく、あえてノンフィクションの物語を選んでみました。
テヘランからきた男 西田厚聰と東芝壊滅(児玉博 著)

です。

レゾナンスリーディングのアウトプットは下記です。

時間は、やり方を確認しながらなので、1時間くらいかかりました読んでいる時間は正味20分くらいです。

さて、効果はどうだったかでしょうか?

一言でいうと、物足りない、という感じでした。ちょっと残念です。

特に西田さんがどのように考え、行動し、どうして東芝の崩壊につながったのか?がストーリーとしてつながりませんでした。メソッドに従い、拾い読みしたページの内容から、もっと知りたいと引き込まれてしまう部分が多く、そうすると時間もかかり、最初から読んだ方がよいのかな?という気持ちになりました。

ただ、自分がどう感じたか?今後、どのように行動するか?については、実際に書き出すことで明確になりました。
ちなみに行動計画は以下を書き出しました。

  • 1週間以内:レゾナンスリーディング3冊
  • 3ヶ月から半年:ある分野でレゾナンスリーディングで理解を深める
  • 1から3年:幅広い知識と教養をみにつけ人格者となり、他人と深い話ができるようになる。

最初の1つは、この本とは直接関係ありませんが、2つ目、3つ目は、西田さんの素晴らしいお人柄に影響を受けた結果です。

学びの意欲が旺盛で、短期間でゴムまりのように知識を吸収し、教養だけでなくユーモアがある。また人を勇気付け、育てることを大事にする変革リーダー像がこの本では描かれています。
社長になるまでは本当に素晴らしく、こんな人間になれたらな、と思うような人物像でした。

ということで、だいたい予想通りでしたが、物語を楽しむ、といった場合には、このメソッドは正直物足りない、と感じました。

一方で、何を得たいのか?どう行動に変えていくか?という視点では大変フィットすると実感できました。本当に、やるぞ、という思いが湧いてきました。
本の内容はすごく興味深いので、熟読して下記にまとめました。

  • 東芝の悲劇「西田厚聰と東芝崩壊」~テヘランからきた男は何故変わってしまったのか?~

テヘランからきた男 西田厚聰と東芝崩壊:児玉博レゾナンスリーディング(参考)で物足りなかったので、最初から最後まで読んでました。参考:「本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、試してみました(その1)」「テヘランからきた男 西田厚...
東芝の悲劇「西田厚聰と東芝崩壊」~テヘランからきた男は何故変わってしまったの... - お困りごと解決士の虎の巻


レゾナンスリーディングに関する記事

レゾナンスリーディングについては、その後も継続して気づいたことなどをまとめています。こちらもご参照下さい。

  • Read For Actionその4】本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、試してみました(その1)

「1冊20分、読まずに”分かる!”すごい読書術」(渡邊康弘 著)著者である「渡邊康弘さん」に直々に紹介頂いた本です。1冊20分、読まずに「わかる! 」すごい読書術書評を見ると、意外にも否定的な意見も多くあります。メソッドの中身を究極まで削ぎ落として一文で言っ...
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2冊目のレゾナンスリーディング「本当にたった20分で本が読めるのか?レゾナンスリーディング、試してみました(その1)」では、物足りなさを感じましたが、物語を知りたい、という種類の本だったことが1つの理由と考えられました。今回は、「1冊20分、読まずに「わ...
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【ペイシェントジャーニー1】ペイシェントジャーニーマップの作り方:実際にファシリテーションする前に整理してみました。

ペイシェントジャーニーマップとは?

ペイシェントジャーニーマップ作成のファシリテーションをすることになりました。

そもそもペイシェントジャーニーマップとは何でしょうか?

私の理解は下記です。

患者がどのように、その病気について認知し、関心を持ち、どのように予防したり、病院での診察を受けたり、薬や医療機器により治療を受けたり、といった道筋を旅(ペイシェントジャーニー)に例え、患者の行動や心理を時系列的に可視化したもの。

ペイシェントジャーニーは、以下にも記載したように、ヘルスケアにおけるイノベーションを考える上では大変有効だと思っています。

 


何故ペイシェントジャーニーが重要なのか?

何でペイシェントジャーニーが重要なのでしょうか?

これは私なりの理解です。価値のある製品やサービスは、患者さんの困り事を解決することです。
自分のケースで考えてみると一例として下記のような困り事、悩み事が思い浮かびます。

  • 健康診断で血中脂質高めという診断が出たけれど、何をしたら改善できるのかが分からない。とりあえず食事に気をつけるようにしているが、効果があるのか分からない。
  • 何かちょっとだるいんだけど、原因がよく分からない。病院行くほどでもなさそうだけどちょっと心配。

健康状態⇒症状の自覚⇒診断⇒治療⇒治療後

と、異なるステージで異なる困り事、悩み事が出てきます。

患者(自分)としては、まず第一に、

  • そもそもどんな選択肢があるのか?
  • 選択肢ごとにどのように自分自身の健康状態が変わって、生活が影響受けるのか?

を知りたいです。そのうえで、予防や治療など自分自身にとってよい一番よい行動を選択したいと思います。

そのためには、複数の選択肢(チャネルやタッチポイント)のなかで、患者がどのように行動してゴールまで到達するのか、その過程でどのように気持ちが変化するのか?を見える化することができるペイシェントジャーニーーマップはすごく強力だと考えています。


ペイシェントジャーニーマップの作り方

それでは、どのようにペイシェントジャーニーマップを作成すればよいのでしょうか?

イメージは持っているのですが、準備のためペイシェントジャーニーマップと同じ考え方のカスタマージャーニーマップの作り方を参考に整理します。

カスタマージャーニーマップの作り方

今度のワークショップでは、まずはブレストで簡易的なマップを作成する、という趣旨なので、下記記事が大変参考になります。
引用元:https://webtan.impress.co.jp/e/2014/03/24/16722

ステップは以下になります。

  1. ホワイトボード左側に、「ステップ」「チャネル/タッチポイント」「行動」「思考」「感情」「課題」の区分けを作る。
  2. ターゲットユーザー像を簡単にまとめて、ホワイトボードの「行動」の下に貼る。
  3. 「行動」の領域に、アンケートの自由記入や社員ヒアリングで聞き出した“事実”を、時間軸が右に流れるように貼っていく(あくまでも“ターゲットユーザー像”の行動にフォーカスを当てること)。
  4. 行動の流れが少し見えてきたら、その個々の行動の出来事を総称する「ステップ」を書いていく
  5.  行動に登場する人やモノ、お店、ウェブサイトのような「タッチポイントやチャネル」を書き出していく。
  6. ターゲットユーザー像である人物が考えていることを「思考」に書いていく。
  7. ターゲットユーザー像である人物の感情の起伏をイメージし、曲線的に「感情」を描いていく(曲線の山や谷に、その気持ちを足すとよりよい)。
  8. サービス提供側に対する直接的な不平不満、ビジネス上の問題など「課題」を洗い出す。

イメージにすると下記になります。

さらに下記ステップを追加するとより整理されます。

  • 分類を加える:「ステップ」「チャネル/タッチポイント」「課題」などの分類を書き込む。
  • 行動をパターンで表す:ステップごとの「行動」について、順序よくまっすぐ物ごとが運ぶ場合であれば「矢印」や「直線」で、繰り返しや複数回のサイクルがあれば「円状」に、目的はあるが道草を食ったり脇道に逸れるのであれば「曲線」で表すなどする。

ということで、これでカスタマージャーニー(ペイシェントジャーニー)は描けそうです。

営業から見たタッチポイントと営業の行動

これを基本として、ワークショップの依頼者のニーズに基づいて、少しアレンジを加えます。
営業から見たタッチポイントと営業の行動を加えています。具体的には、青の付箋紙に書いたように、誰に、何を、どのくらい(時間)、どうやって(使用ツール)という項目です。

このデザインでワークショップに臨みます。

実施した結果を下記にまとめました。興味のある方はご覧下さい。


ヘルスケアイノベーションのヒント

ヘルスケアイノベーションをおこすためのヒントを下記にまとめています。

 




経営視点で物事を考え、具体的なプロジェクトや業務とのつながりをイメージさせるツール~お金のブロックパズル~

将来、変革ファシリテーターとして独立したいな、と秘かに思っていて、こんな本を読んでみました。
「コンサルタントの経営数字の教科書」

お金のブロックパズルという経営数字を簡単に理解するツールがポイントですが、それ以外にもプロジェクトマネジメントやファシリテーションにも活かせる気付きがありました。

例によってRead For Actionスタイルで、最初に質問を設定し、それに対して答えを捜す読み方です。

Read For Actionの参考記事はこちら

それでは内容に入ります。

質問1:お金のブロックパズルの作り方は?

ブロックパズルそのものは、下図ですが、5つの質問で簡単に作れます。

  1. 売上はいくらですか?
  2. 粗利益は何%くらいですか?
    目安として業界標準を理解しておく。
    ○ 卸売業:15%
    ○ 小売業:30%
    ○ 製造業:50%
    ○ 飲食業:70%
    ○ サービス業:80%
  3. 利益はいくらぐらいですか?
  4. 人件費はいくらくらいですか?
    労働分配率(粗利益に対する%)から概算することもできる
    労働分配率の目安:60%が普通。50%ならかなり生産性が高い。
  5. 借金残高はいくらくらいですか?

基本を教えただけで、女子高生がファミレスのブロックパズルを作ることができた、しかも、上記の質問なしで実際の店舗の観察から作った、というのが大変参考になりました。

売上は、のべ客数×客単価×日数=売上 となる。述べ客数は座席の数を数え、回転率を観察から推定。
客単価はメニューから推定。そうすると売上が出てきます。
粗利益は業種によって決まる。人件費は1人1万、パートは0.5人分として計算。

このような訓練をすることが大事ですね。

質問2:ビジョン作りと未来のお金のブロックパズルを組み合わせる、とはどうやるのか?

ビジョン:システム売り切りから、経営を支援する会員会費制ビジネスモデルへの転換
このビジョンの社員への説明にブロックパズルを活用します。
「(お金のブロックパズルを示しながら)会費が月額1万円なら会社の収支はこうなります。1年後、3年後、10年後の業績の推移を表現してみました。この数字を達成すると、みなさんが受け取る報酬はこうなります。~」

つまり、ブロックパズルを使うことで、経営者目線での他人ごとを、報酬という自分ごとへと視点を転換しているのです。これにより経営数字と具体的なプロジェクトや業務とのつながりをイメージすることができるようになります。

質問3:今の自分の仕事にどのように役立てるか?

  •  医療機器メーカーの顧客である病院のブロック図を書き、弊社製品の採用の影響を考えてみる
  • プロジェクトマネジメントやファシリテーションをする上での気付きがありました。
    ○ 経営の視点で俯瞰する
    全社的プロジェクトや改善活動をやっていますが、やはり経営視点で俯瞰した上で、具体的なプロジェクトや業務のつながりをイメージすることが大事だとあらためて思いました。
    ○ 問題解決と課題発見の違い
    プロジェクトの依頼者が予測できる、あるいは知っている問題を解決するよりも、依頼者も気づかない課題を発見するようなアドバイスをする
    ○ 抽象度⇔具体度 を意識して使いわける(下図 階層化4ステップ参照)

質問4:自分が変革ファシリテーターとして独立した場合にどのように役立てるか?

独立に限らず、まずはこれまで以上に社内でひっきりなしに声がかかるようにすることをまず考えてみる。その際、下記が参考になります。

  • 営業のじょうご:まずは認知してもらわないといけない
  • 戦略的紹介システム
  • 価値の見える化

上記以外に、「社長の困りごとTop 3」と「社長が学ぶべきお金の話」が経営視点として重要なので書き出しておきます。

「社長の困り事Top3」

  1. 「会社のお金の流れが漠然としている」ことによるストレス
  2. 「社長と社員の立場の違いからくる危機感」のズレ
  3. 「次のワクワクするビジョンが見えない」というストレス

「社長が学ぶべきお金の話」=「経営判断につながるお金の話」

  •  適正採用人数の話
  •  借入金の上限額の話
  • 新年度の売上目標の設定の話

全体を通して、プロジェクトマネジメントやファシリテーションをする上ですぐに役立つという観点から、以下の点が自分自身にとって重要な気付きとなります。

  • 経営の視点で俯瞰し、経営数字と具体的なプロジェクトや業務とのつながりをイメージする
  • 問題解決と課題発見の違い、プロジェクトの依頼者が予測できる、あるいは知っている問題を解決するよりも、依頼者も気づかない課題を発見するようなアドバイスをする
  • 抽象度⇔具体度 を意識して使いわける。

これまで以上に視座を高く上げようと意識付けられた良本でした。




親和図を活用してアイデアの死角を探すことで、アイデアを発展させる

親和図を活用してアイデアの死角を見つける方法

  • 2種類の親和図法をご存知ですか?~創造的グルーピングを活用して新たなアイデアや気付きを得よう~

2種類の親和図法をご存知ですか?皆さん親和図はよく使っていると思いますが、2種類の親和図があることをご存知でしょうか?創造的グルーピングと、論理的グルーピングの2つです。私もそうでしたが、親和図というと、論理的グルーピングをイメージしますよね。皆さん...
2種類の親和図法をご存知ですか?~創造的グルーピングを活用して新たなアイデアや... - お困りごと解決士の虎の巻

に関連して、本日は、親和図を活用してアイデアの死角を見つける方法をご紹介します。

のフレームワークNo.6です。
これは2つの切り口で整理した親和図を、マトリクスにして整理する方法です。


実際の例

実際に例をお見せした方が分かり易いので、早速やってみましょう。

  • 2種類の親和図法をご存知ですか?~創造的グルーピングを活用して新たなアイデアや気付きを得よう~

2種類の親和図法をご存知ですか?皆さん親和図はよく使っていると思いますが、2種類の親和図があることをご存知でしょうか?創造的グルーピングと、論理的グルーピングの2つです。私もそうでしたが、親和図というと、論理的グルーピングをイメージしますよね。皆さん...
2種類の親和図法をご存知ですか?~創造的グルーピングを活用して新たなアイデアや... - お困りごと解決士の虎の巻

でやった「長いこと好きでいるもの」の2つの親和図を使います。
同じアイデアを創造的親和図、論理的親和図の2つの親和図で整理しました。

創造的親和図のグループ名を縦軸に、論理的親和図のグループ名を横軸に表を書き、付箋紙をそれぞれの表に当てはまるマス目に貼りなおします。下記のようなマトリクス表が完成しますね。

ここで付箋紙が貼られていないマス目が死角になります。

例えば「女性には理解できないだろうなぁ、男のロマン」と「定番」の組み合わせです。この組み合わせが成立するとしたら、どんなアイデアが発想できるか?という風に考えてみると、新しいアイデアの引き金になります。

例えば「長く愛されるモノ、サービスを考える」というテーマでちょっと考えてみます。
「男のロマン」と「定番」の組み合わせで、宇宙飛行士体験サービス、などがすぐに思い浮かびます。でも、ありきたりですね。
もう少し頭をひねってみましょう。

そうだな、それってキッザニア(子供が様々な職業体験できるテーマパーク)を連想させるね。大人だってやってみたいじゃないだろうか?家族で楽しめるように、キッザニア家族版「ファミラニア」なんてどうかな?
ていう感じでしょうか。


やり方2

上記の例のように、2つの親和図を別々に書いてマトリクスに整理しなおすやり方もありますが、

のフレームワークNo.6に紹介されているやり方もご紹介しておきます。

下図のステップです。

  • まず1つ親和図を作る
  • グループ名を横に、それぞれのグループのアイデアを縦に並べる
  • 横軸の方向に眺めて、似ているものを並び変える
  • 横軸のグループに名前をつける

死角はアイデアが出にくい領域なので、逆に狙い目ともいえます。
また2軸で整理する方法は、アイデアを発展させる有効な方法です。

是非、この方法を活用してアイデアを発展させましょう。




2種類の親和図法をご存知ですか?~創造的グルーピングを活用して新たなアイデアや気付きを得よう~

2種類の親和図法をご存知ですか?

皆さん親和図はよく使っていると思いますが、2種類の親和図があることをご存知でしょうか?

創造的グルーピングと、論理的グルーピングの2つです。

私もそうでしたが、親和図というと、論理的グルーピングをイメージしますよね。皆さんから出たアイデアを論理的に分類するものです。

「似ている意見が書かれている付箋を集めてグループ分けして下さい」とファシリテーションすると、ほぼ100%、論理的な分類になります。論理的なので、自然に分類することができ、混沌としている状態をすっきり整理することができる優れものです。

創造的グルーピング

論理的グルーピング

説明

共感的

このメンバーだからこそ、出てくる言葉でまとめる

情報と情報の新たな共通項を見つけ、斬新な切り口でグルーピング

何故、そう思うのか?裏にある思いを抽出し、共感することが重要。

論理的な分類

人、物、金、情報、時間

スコープ、タイム、スケジュール、リソース

部門別、機能別

新たなアイデアや気付きを得られる

混沌としている状態を整理することができる

階層分けや体系化しやすい。

自然にできる。

訓練が必要

ありきたりな結論に至る

 


創造的グルーピング

一方の創造的グルーピングとはどういうものでしょうか?
これはアイデア創出などに適したグルーピングです。
何故、そう思うのか?裏にある思いを抽出し、共感した思いでグルーピング化するものです。
論理的グルーピングのように自然にはできないので、ちょっとしたコツと訓練が必要です。

  • 何故、そう思うのか?という裏にある思いを話すこと
  • 論理的ではなくちょっと違和感のある2つのアイデアを無理やり並べてみる

のがコツです。2つ目のコツは上級編です。並べてみて共感が得られなかったら、次々に組み合わせを変えていきます。

このように、裏にある思いを話したり、えっそれってどうなの?みたいに話しをしながら進めるので、時間もかかります対話することが重要で、論理的グルーピングの倍以上はかかりますね


同じテーマで2種類の親和図を作成するとどうなるか?

実際に同じテーマでブレストした意見を二つの親和図にしてみました。
テーマは「あなたが長いこと好きでいるもの」です。
黄色の付箋紙が出てきたアイデアです。

2つの親和図、全く同じアイデアからグルーピングしています。
どうでしょうか?全く異なるグルーピングになっていますね。
論理的親和図では、場所、趣味、定番、宴会、といった論理的に意味をもったグルーピングとなっています。

創造的親和図では、「風呂上りの炭酸水」「リセットさせる銀座」から、「気持ちだけは、いつまでもバブル世代」という裏にある想いが抽出されています。その他のグルーピングも「飽くなき執着心」「男のロマン」「ほろ苦い思い出」など、何故、そうなのか?気持ちがよく表現されていて面白いですね。

さらにこの親和図作成の過程で下記の気付きが得られました。

  • 血が沸き立つ感覚はくせになる
  • なつかしいものはすでに自分の一部

次のステップとして「長いこと愛される○○○○」をサービスを考えましょう、といった時には、論理的親和図から出てきた気付きよりも、創造的親和図から出てきた気付きの方が、よりヒントになります。

このように創造的親和図は、最初は難しいですが、新たなアイデアや気付きが得られます。

是非活用してみて下さい。




【Read For Actionその3】まねっこでRead For Actionやってみました。効果抜群です。学び、共創するチームへ活性化する感じを味わいました。

見よう見まねですが、会社でRead For Actionやってみました。
参加者は私を含めて4人、題材は「スマホで始まる未来の医療~病院にiPhone 3,400台超を導入」です。私は以前に読んでいますが、他の3人はその場で初めて本を開くような状態です。

実施前に次のようにデザインしました。過去に参加した経験をもとに見よう見まねで作りました。

過去の参加体験はこちら⇒
「Read For Actionに参加~その場で始めて本を開き、たった1時間で自分の知りたいことについて理解が深まります!~」

デザイン

項目

説明

時間

1

概要サーチ

タイトル、帯、などをざっと眺めて何が書いてあるかをポストイットに書き出す

2

共有

4

2

問いを作る

知りたいこと、確認したいこと、など問いを作ってポストイットに書き出す(一人4個以上)

3

共有&問いの交換(他人の問いを選ぶ)

2

3

答えの探索

A3を縦に4つ折り、それぞれ問いに対して見つけた答えを記載

10

共有(一人2分)

10

4

答えの探索2

隣の人に回して、追記する3×2ラウンド

10

5

共有

意見交換

10

6

Wrap up

Actionを決める

3

結果はどうだったのか?
一言でいうと効果抜群でした! アウトプットはこんな感じです。

参加者からのフィードバックの声です。

  • まさに知りたいことが書いてあった
  • 自分達のプロジェクトに大変ヒントになる
  • 短時間だけど、すごい集中して本の内容を理解することができた
  • チームで共有、議論することで自分一人では気づけない学びが得られた
  • またやってみたい
  • このプロジェクトについて、本から学ぶという発想がなかったが、大変学びが多い本だった。他にもあるかもしれないので調べてみる。
  • 本の著者に直接コンタクトして話しを聞いてみたい。
  • XXの点について記載してあるので、この後、その点をじっくり読んで理解したい。

今回、このチームが関与しているプロジェクトの内容に合致する内容だったので、最初の何が書いてあるか?を書き出した時点で、参加者のやる気モードが一気に高まりました。
やはり、本選びは重要ですね。自分の知りたいことが書いてある本や、プロジェクトなど何かをやろうとしている場合、その目的にフィットした本を選ぶ必要があります。
そうすると、Read For Actionにより、一気に学び、共創するチームへ活性化します。今日は、このダイナミックな感じを味わうことができました!

次は、きちんと認定講座を受講しようと思います。




【Read For Actionその2】Read For Actionに参加~その場で初めて本を開き、たった1時間で自分の知りたいことについて理解が深まります!~

Read For Actionとは?

Read For Actionの本質に気付きましたが、今日は、実際にRead For Actionに参加した時の様子を紹介します。

その前に、Read For actionについて少しだけ触れておきます。
<引用元>https://www.read4action.com/rfa/about/

Read for Action協会が提唱している読書会ですが。皆さんがイメージする読書会とはかなりイメージが違っています。

その場で始めて本を開き、たった1時間で自分の知りたいことについて理解を深める能動的な読書会です。
下記がポイントです。

  • 読書会のその場で本を読み、短時間でエッセンスをうまくつかむ
  • 異なる視点を持つ参加者同士、対話、共感しながら内容の理解を深める
  • 読むだけの読書から、行動する読書へ

Read For Actionに参加!

それでは、参加した時の様子をご紹介します。
対象の本は、世界最高のバイオテク企業です。

革新的新薬を生み出し続ける企業の話で、何故イノベーションを生み出し続けられるのか?の謎に迫るような本です。興味ありますよね?

具体的なステップです。当然ながら、この段階では本は1ページも見ていません。。。。。

ステップ0

まずは簡単な自己紹介、アイスブレーク。イェーイ!と大きな声で掛け声をかけるのが基本とのこと。

ステップ1

ここからが本番。

2分位?で表紙、目次、帯や著者のプロフィールなどを見て、「こんなことがこの本に書いてあるんじゃないかな~」なんてことを付箋紙に書き出します
その後、その内容について1人1分づつ書いたことを紹介し、シェア。ここでも「イェーイ!」

ステップ2

次に3分くらいで、自分の知りたいことについて問いを作ります。一人3,4個です。
「もしこの本の著者がこの場にいたら、何を聞きたいですか?」とファシリテーターが言うので、しょうもない質問はできないな?とかなり気合が入ります。
私が考えた問いは下記。かなりガチな問いです。

  • 何故イノベーションが次々に生まれるのか?
  • 何故、このシンプルな原理原則が続けられたのか?
  • どんな失敗をして、そこから何を学んだのか?

ステップ3

いよいよ問いの答え探し。

ところが自分の問いに対して答えを探すのではなく、問いをシャッフルして、他の人が作った問いの答えを探します。他人の問いを4つもらってスタートですが、時間はわずか8分です。うそでしょー、てな感じです。

また自分の質問であれば、ステップ1, 2の段階で何となく答えが書いてありそうなページのあたりがつくのですが、他人の質問は、そうはいきません。「え?これ?」「こんなの書いてあった?」「ええ~?」みたいな感じです。かなり焦ります。

そして、すごく集中する8分間です。何しろ1つの質問あたり2分ですから。
とにかく必死に答えを探します。少し時間を延長してもらいましたが、何とか4つの質問について、何かしら答えっぽいことを記載することができました。

そして自分が探した答えを2分間にまとめて共有です。

全員が共有し終わったら、皆さんで意見交換です。

他の人の問いに対して、別の答えを見つけた人がその内容を紹介したり、また本ではなく、自分自身の経験からコメントを加えたり。なるほど、そうなんだ、と一気に理解と学びが深まります

ステップ4

最後は、Next Stepとして、各自が1つだけアクションを決めます

簡単なことでよいので実行することを宣言して終わりです。

私は、自分の質問に対する答えを再度整理する、ということを宣言しました。
これは本の内容のポイントなので、別途まとめて紹介させて頂きます。


まとめ

以上がRead For Actionに参加した時の流れになります。

同じ本を読んでいるにも関わらず、興味あるポイントや気づくポイント、学びのポイントが全く違うんですね。

そしてその違いを共有することで、一気に理解と学びが深まる。まさに共創の場作りになっています。




お互いを尊重することで対話を促進する5つのグランドルール

皆さんグランドルールはご存知だと思います。Meetingの最初の段階で、参加者が守るべきルールを決めることです。ファシリテーターが設定する場合や、参加者から提案してもらう場合もあります。例えば

  • PCは閉じておく
  • 携帯はマナーモードにする
  • 楽しむ
  • 積極的に発言する

などです。

「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク に、お互いを認め、尊重することで対話を促進する、5つのグランドルールが紹介されていました。私の意見も追加して紹介させて頂きます。

  • ほめる

人の前で発言することは、実は勇気が必要です。勇気を出して発言してくれた人に対して、まずは「ありがとう」という声をかけましょう。また安心できる場では、発言や情報量が格段にアップします。そのためには、ほめることが重要です。

ほめる際のキーワードは「すなお」です。素晴らしい。なるほど。面白しい。の頭文字をとって「すなお」です。

  • 聴く

次に積極的傾聴。相手に興味を持つことです。うなずく、前のめりになる、など身体の隅々まで使って興味を表しましょう。

  • 受け止める

「それは無理でしょ」「過去にやって失敗したんですよ」「そんな意見じゃ駄目だよ」と、即否定された経験はありませんか?即否定されると、場ばシーンとなり、意見は出なくなってしまいます。否定したくなるケースもあると思います。その場合は、そうですね。なるほどね。でも、こういう心配はありませんか?こんな観点はいかがですか?このあたりも加えるといいんじゃないですか?と、一旦肯定した上で、別の意見を言う、できれば提案型で発言するとよいですね。

  • 待つ

これは意外に難しいと思います。沈黙の時間ができると、ついつい何か口を挟みたくなるものです。何か発言するためには、少し頭の中で整理する時間が必要です。この整理する時間は、自らの力で答えを探すという思考トレーニングの時間で「生産的沈黙」と表現されています。気付きを得る重要な時間になるので、聴く側は、深呼吸でもして、間をおいてください。

  • 楽しむ

楽しい雰囲気でないと、生産的な意見や、困難へチャレンジするような意欲は生まれません。何事も楽しむことが重要です。Meetingでもしかりです。